Pazar akşamları haftanın planını yaparken kendimi bir mimar gibi hissederdim. Her gün için ayrı bir sütun, her saat için bir görev, renk renk kalemler. Spor, okuma, iş, ev işleri, arkadaşlarla buluşmalar; hepsi yerli yerinde. Plan kâğıt üzerinde mükemmeldi. Salı öğleden sonra ise genellikle çökmüş oluyordu.
Uzun süre bunun sebebini kendimde aradım: Disiplinsizim, kararlı değilim, söz tutamıyorum. Sonra bir gün o planlara bambaşka bir gözle baktım. Sorun belki benim değil, planın kendisiydi. Gerçekçi plan yapmak, en verimli günümün değil, sıradan bir salımın neye benzediğini kabul etmekle başlıyordu. Bu yazı, şefkatli planlama dediğim yaklaşımı anlatıyor.
Kısaca: Gerçekçi plan yapmak, planı ideal günüme değil gerçek kapasiteme göre kurmak demek. DEHB'le zaman tahmini ve enerji dalgalanmaları planları zorlaştırabiliyor. Az ve net işler, boşluk bırakmak ve plan tutmadığında kendini cezalandırmamak, şefkatli planlamanın temel parçaları.
Plan neden çöküyor?
Eski planlarıma baktığımda bazı ortak noktalar gördüm. Hepsi, her şeyin yolunda gittiği bir güne göre kurulmuştu. Hiç gecikme yok, hiç yorgunluk yok, hiç beklenmedik telefon yok. Her iş tahmin ettiğim sürede bitiyor, her geçiş pürüzsüz oluyor.
Gerçek günler ise böyle değil. Özellikle DEHB'le yaşarken zamanı tahmin etmek zorlaşabiliyor. Yarım saat süreceğini düşündüğüm bir iş iki saat sürüyor. Bir işten diğerine geçerken arada kayboluyorum. Enerjim sabah yüksek, öğleden sonra yerlerde olabiliyor. Bunların hiçbirini planlarken hesaba katmıyordum.
Sonuç hep aynıydı: Plan ilk birkaç saatte sapmaya başlıyor, sapma büyüdükçe ben de planı tamamen bırakıyordum. "Zaten bozuldu, artık önemi yok" diyordum. Ardından da gün sonunda kendime kızıyordum. Plan, bana yol gösteren bir harita olmaktan çıkıp, beni yargılayan bir sınav kağıdına dönüşüyordu.
İdeal ben ile gerçek ben
Bu planları kimin için yapıyordum? Sanırım ideal benim için. Her sabah erken kalkan, hiç dağılmayan, her işi zamanında bitiren o hayali kişi. Planlar onun kapasitesine göre kuruluyordu; uygulamak ise gerçek bana düşüyordu. Bu iki kişi arasındaki fark, her hafta kendime duyduğum hayal kırıklığının kaynağıydı.
Gerçekçi plan yapmak neye benziyor?
Şefkatli planlamanın ilk adımı, gerçek kapasitemi tanımaktı. Bunun için birkaç hafta boyunca planlarımı değil, gerçekte ne yaptığımı not aldım. Bir günde ortalama kaç işi bitirebiliyorum? Hangi saatlerde enerjim yüksek? Hangi işler tahmin ettiğimden uzun sürüyor?
Bu notlar beni biraz şaşırttı. Bir günde gerçekten bitirebildiğim önemli iş sayısı, planlarımdakinin yarısından azdı. Ama bu bir eksiklik değildi; sadece gerçekti. Ve gerçeğe göre kurulan bir plan, ideal bir güne göre kurulan plandan çok daha sık işledi.
Benim gerçekçi planım şimdi şöyle bir şeye benziyor:
- Günün en fazla üç önemli işi: Bunlar mutlaka yapılması gerekenler. Geri kalan her şey bonus.
- Her işin süresini ikiyle çarpmak: Tahminlerimin genellikle iyimser olduğunu biliyorum; payı baştan veriyorum.
- Geçişlere zaman bırakmak: İşler arasında on beş dakikalık boşluklar. Bu boşluklar hem dinlenme hem de gecikmeleri telafi etme alanı.
- Enerjiye göre sıralamak: Zihinsel olarak zor işleri enerjimin yüksek olduğu saatlere koymak, kolay işleri düşük enerjili saatlere bırakmak.
- Bir "hafif gün" versiyonu hazırlamak: Kötü bir günde planın sadece en temel kısmını uygulamak için önceden belirlenmiş bir alt sürüm.
Plana boşluk bırakmak
Eskiden boş bir saat gördüğümde onu hemen bir işle doldururdum. Şimdi boşlukları planın bilinçli bir parçası olarak görüyorum. Boşluk, planın nefes alabileceği yer.
Bu boşluklar beklenmedik şeylere yer açıyor. Uzayan bir telefon görüşmesi, aniden gelen bir yorgunluk, unuttuğum bir işin hatırlanması. Boşluk olmadığında bu tür şeyler bütün planı deviriyor. Boşluk olduğunda ise plan esneyebiliyor.
Bir de boşluğun psikolojik bir etkisi var. Her saatin dolu olduğu bir plan, bende hep bir gerginlik yaratıyordu; sanki sürekli yetişmeye çalışıyordum. Boşluklu bir plan ise daha rahat bir nefes almamı sağlıyor. Paradoks gibi geliyor ama daha az planlamak, bende daha çok iş yapılmasına yol açtı.
Yapılacaklar listesini yumuşatmak
Planın dili de önemliymiş, bunu geç fark ettim. Eski listelerimde "Raporu bitir", "Evi topla", "Vergi işlerini hallet" gibi koca maddeler vardı. Her biri aslında onlarca küçük adımdan oluşan birer proje. Listeye baktığımda nereden başlayacağımı bilemiyor, bu yüzden hiçbirine başlamıyordum.
Şimdi maddeleri ilk adım olarak yazmaya çalışıyorum. "Raporu bitir" yerine "Rapor dosyasını aç ve başlıkları yaz." "Evi topla" yerine "Mutfak tezgâhını boşalt." Bu maddeler küçük ve somut; başlamak için düşünmem gerekmiyor. Bir adımı bitirince bir sonrakini yazmak da çoğu zaman kendiliğinden geliyor.
Bir de listede haftalardır taşınan, her gün bir sonraki güne aktarılan maddeler var. Bunlar listeye bakar bakmaz içime bir ağırlık çökertiyor. Artık bu maddelere ara ara dürüstçe bakıyorum: Bu gerçekten yapılması gereken bir şey mi, yoksa sadece "yapmalıyım" diye düşündüğüm bir şey mi? Bazılarını küçültüyor, bazılarını başka bir zamana taşıyor, bazılarını da tamamen siliyorum. Listeden silmek de bir karar ve bazen en şefkatli karar.
Plan tutmadığında
Ne kadar gerçekçi plan yaparsam yapayım, bazı günler plan yine tutmuyor. Şefkatli planlamanın belki de en önemli kısmı, bu günlere nasıl tepki verdiğim.
Eskiden plan bozulduğunda bütün günü kaybedilmiş sayardım. Şimdi kendime şunu soruyorum: "Planın hangi kısmı hâlâ mümkün?" Belki üç işten birini yapabilirim. Belki sadece en küçüğünü. Planı tamamen bırakmak yerine onu küçültmek, günü kurtarmanın bir yolu oluyor.
Plan tutmadığında kendime sorduğum bir başka soru da şu: "Bu plandan ne öğrenebilirim?" Belki bir işin süresini yanlış tahmin ettim. Belki o gün enerjim düşüktü ve bunu planlarken görmedim. Bu sorular planı bir sınav olmaktan çıkarıp, bir deney haline getiriyor. Deneyler başarısız olmaz; sadece bilgi verir.
Planı yeniden kurmak
Gün ortasında plan dağıldığında, kısa bir mola verip planı yeniden kurmayı deniyorum. Beş dakika oturup "Günün geri kalanında gerçekten ne yapabilirim?" diye bakmak. Bu küçük durak, bütün günü kurtarmasa bile kalan saatleri daha anlamlı kılıyor.
Yalnız planlamamak
Planlamanın en zor kısmı bazen planı yapmak değil, ona başlamak. Benim için bu noktada bir başkasının varlığı çok işe yarıyor. Bir arkadaşla aynı anda kendi planlarımızı yapmak, sonra birlikte çalışmaya başlamak.
Bu, birinin planımı denetlemesi değil; sadece aynı anda çalışmanın verdiği o sessiz destek. Yanımda biri varken plana uymak daha kolay oluyor, dağılsam bile geri dönmek daha mümkün. MASA'da da sık sık oturumun başında o günkü küçük planımı yazıp öyle başlıyorum.
Son söz
O pazar akşamı planlarını hâlâ bazen yapıyorum. Renkli kalemler, haftalık sütunlar. Ama artık onları ideal ben için değil, gerçek ben için kuruyorum. Daha az iş, daha çok boşluk, daha fazla esneklik.
Plan bir söz değil, bir niyet. Tutmadığında kendini kötü hissetmek yerine, onu bir sonraki gün için biraz daha gerçekçi hale getirebilirsin. Şefkatli planlama, kendine karşı dürüst olmakla başlıyor: Bugün gerçekten ne yapabilirim? Cevap ne olursa olsun, yeterli.