Toplantının ilk beş dakikasında harikayım. Gözüm konuşanda, başım hafifçe onaylıyor, hatta not bile alıyorum. Altıncı dakikada bir kelime beni başka bir yere çekiyor ve gözlerim hâlâ konuşanda olduğu hâlde ben çoktan çıkmış oluyorum. Ne zaman döndüğümü bilmiyorum; yalnızca döndüğümde konunun değiştiğini fark ediyorum.
Toplantıda dikkatimi tutmak benim için bir kez ve kalıcı olarak halledilen bir şey olmadı; bir döngü. Kayıyorum, fark ediyorum, dönüyorum, yine kayıyorum. Bu yazıda o döngüyü nasıl hafiflettiğimi anlatıyorum. Uzman değilim; DEHB ile yaşayan bir yetişkinim ve yazdıklarım kendi denemelerim.
Kısaca: Toplantıda dikkatimi tutmak, hiç kaymamak anlamına gelmiyor; kaydığımı fark edip yargılamadan geri dönebilmek demek. Başlamadan önce küçük bir niyet koymak, toplantı sırasında dinlemeyi aktif bir göreve çevirmek ve kaçırdığımı sakince sorabilmek, benim için dikkati kolaylaştıran şeyler oldu.
Toplantıda dikkatimi tutmak neden bu kadar zor?
Toplantı, dikkat için biraz zor bir ortam: uzun, genelde pasif, bazen belirsiz ve çoğunlukla bedenin kıpırdamadan oturmasını bekleyen bir yer. Konu doğrudan bana dokunmadığında beynim başka bir yerde heyecan arıyor. Kayıyorum; çoğu zaman da kasıtsız.
Bir şey daha var: Söyleyeceğim cümleyi hazırlamaya başladığım an, dinlemeyi bırakıyorum. “Sıra bana gelirse şunu diyeceğim” diye kafamda prova yaparken konuşan kişiyi kaçırıyorum. Hem dinleyemiyorum hem de hazırladığım cümle bir noktadan sonra alakasız kalıyor. Bunu fark ettiğimden beri, hazırlık yapma isteğini bir not kâğıdına taşıyorum; ama bunun üzerine aşağıda döneceğim.
Bir de “iyi görünme” yükü var. Dikkatimin kayacağını bildiğim için dinliyormuş gibi görünmeye çalışmak da enerji istiyor. Bu yükü azaltmak, dikkati tutmaktan çok daha fazla işe yarıyor.
Toplantının türü de fark yaratıyor. Herkesin konuştuğu, tartışmanın hareketli olduğu toplantılarda dikkatim kendiliğinden daha uzun kalıyor. Tek kişinin saatlerce anlattığı, benim payımın belirsiz olduğu toplantılarda ise ilk yirmi dakikadan sonra zorlanıyorum. Bunu bilmek, kendimi “her toplantıda aynı olmalıyım” baskısından çıkarıyor ve zorlanacağım toplantılara önceden daha çok destek hazırlamama yardım ediyor.
Toplantı başlamadan önceki iki dakika
Toplantıya girmeden önce iki dakikamı şu üç şeye ayırıyorum:
- Niyet koymak. “Bu toplantıdan benim işime ne çıkacak?” sorusuna tek cümlelik bir cevap yazıyorum. Mesela “Bu haftaki teslim tarihlerini öğreneceğim.” Dikkatim kayarsa, geri döneceğim yer burası.
- Rahatsızlıkları kapatmak. Su, tuvalet, telefon. Telefonu sessize alıp ekranı aşağıya çeviriyorum. Toplantının ortasında kalkmak zorunda kalmak dikkatimi tamamen alıyor.
- Elim için bir şey. Bir kalem, bir kâğıt. Elim meşgulse kulağım daha çok işe yarıyor.
Bunları yapmadığım günler de oluyor. O zaman kendime kızmıyorum; sadece toplantının ilk on dakikasında bunları yapmayı hatırlıyorum.
Toplantı sırasında dinlemeyi bir göreve çevirmek
Pasif dinlemek bende hızla boşluğa dönüşüyor. O yüzden dinlemeyi bir göreve çeviriyorum. Benim için işe yarayanlar:
- Kararları ve işleri saymak. Kâğıda “Karar”, “Yapılacak” ve “Soru” diye üç sütun açıyorum. Dinlerken amacım her şeyi yazmak değil, bu üç şeyi yakalamak.
- Bir soru hazırlamak. Toplantı boyunca bir soru bulmaya çalışmak dinlemeyi arayış hâline getiriyor. Soruyu sormasam bile işime yarıyor.
- Hazırlık cümlelerini dışarı taşımak. Aklıma bir şey geldiğinde onu kâğıda tek kelimeyle yazıp dinlemeye dönüyorum. Fikir kaybolmayacağı için aklımda dolaşmayı bırakıyor.
- Bakışı bir noktaya vermek. Konuşanın yüzüne ya da ekranın bir köşesine bakmak, gözümün başka yere gitmesini zorlaştırıyor.
- Kısa bir iç özet. Her konu değiştiğinde kendi kendime bir cümleyle “Şu an burası konuşuluyor” diyorum.
Toplantının son on dakikası
Toplantının son kısmı benim için ayrı bir zor alan. Enerjim düşüyor, gözüm saate gidiyor ve en önemli kararlar çoğu zaman tam bu bölümde alınıyor. Bu yüzden son on dakikaya girerken kendime kısa bir hatırlatma yapıyorum: “Şimdi karar zamanı, kâğıdımın ‘Karar’ ve ‘Yapılacak’ sütunlarına bak.” Eğer o noktada kaçırdığım bir şey olduysa, toplantı bitmeden “Son olarak neyi kararlaştırdık?” diye sormak, toplantıdan sonra yirmi mesaj yazmaktan çok daha kolay.
Toplantıdan sonraki beş dakika
Toplantı biter bitmez kapıdan çıkıp başka bir işe atılmamaya çalışıyorum. Beş dakika ayırıp kâğıdımdaki üç sütuna bakıyorum, yıldız koyduğum yerleri soruya çeviriyorum ve kendime ait yapılacakları takvime ya da listeme taşıyorum. Bu beş dakika yapılmazsa, toplantıda tuttuğum her şey birkaç saat içinde buharlaşıyor.
Kaçırdığımda ne yapıyorum?
Kaçırdığımı fark ettiğim an, panik yapıp toplantının geri kalanını da kaçırmak işimi en çok zorlaştıran şey. O yüzden önceden hazırladığım küçük cümlelerim var:
“Son noktayı bir kez daha özetleyebilir misiniz?” “Kararı doğru anladığımdan emin olmak istiyorum, şunu mu kastediyorsunuz?”
Bu cümlelerin hiçbirinde “dinlemiyordum” demiyorum, çünkü zaten dinlemediğim anlamına gelmiyor. Sadece bilgiyi kontrol ediyorum. Konuşmayı bölmek istemediğimde yazışma kutusuna kısa bir soru bırakıyorum ya da toplantı bitince tek satırlık bir mesajla soruyorum.
Bir de kâğıdın kenarına küçük bir yıldız koyuyorum: “Burada kaybolmuştum, sonra bak.” Toplantıdan sonra o işareti bulup bir cümleyle soruyorum. Tam anlaşılmış bir toplantı nadir; ama hiçbir şeyi atlamayan bir toplantı da yok.
Online toplantılarda dikkat
Online toplantı, dikkat için ayrı bir ortam. Diğer pencereler bir tık uzakta, bildirimler gelir, kendi yüzümü ekranda görüyorum. Benim için küçük bazı düzenlemeler fark yarattı: toplantı penceresi dışındaki her şeyi kapatmak, bildirimleri susturmak, kendi görüntümü gizlemek ve elimi ekranın dışında bir şeyle meşgul etmek.
Kamerayı açmak ya da kapatmak herkesin kendi kararı; benim için ikisinin de avantajı var. Kamera kapalıyken ayağa kalkıp yürüyebiliyor, kamera açıkken ise “görünür olmak” beni topluyor. O gün neye ihtiyacım olduğuna göre karar veriyorum.
Hepsini yapamayacağım ve sorun bu değil
Bu yöntemlerin hiçbiri her toplantıda işe yaramıyor. Bazı toplantılar gerçekten gereksiz uzun, bazılarında gündem belli değil. Sadece dikkatimi suçlamanın bir anlamı yok. Mümkün olduğunda gündemin önceden paylaşılmasını istemek ya da toplantıdan sonra özet istemek, benim yükümü azaltıyor.
DEHB'ini çevrene söylemek zorunda değilsin; bu tamamen sana kalmış bir karar. Ama “Gündemi önceden alabilir miyim?” gibi sade istekler, bir tanı açıklamadan da yapılabiliyor. İş ortamında dikkat zorluğu seni ciddi şekilde zorluyorsa, bir psikiyatriste danışmak da anlamlı bir adım olabilir.
Kendime not
Toplantıda dikkatimi tutmak dediğim şey, hiç dağılmamak değil. Dağıldığımı fark ettiğimde sakince kâğıdıma, niyetime ve konuşana dönebilmek. Bu bir beceri ve bu beceri, her toplantıda biraz daha kolaylaşıyor.
Bir dahaki toplantıda kaydığını fark ettiğinde, kendine kızmadan tek bir cümleyle dön: “Şu an hangi konudayız?” Cevabı bulamıyorsan, sormak her zaman bir seçenek.