Pazar akşamı, temiz bir sayfa, üç farklı renkte kalem. Haftanın her günü için bir tablo çiziyorum. Sabah saatleri, öğleden sonra blokları, akşam için yedek bir alan. Her işe bir renk veriyorum. Sayfa güzelleşiyor. İçimde bir rahatlama var: Bu hafta her şey yerli yerinde olacak.
Pazartesi sabahı sayfaya bakıyorum ve hiçbir şey yapmıyorum.
Bu, benim plan yapıp uygulamamak deneyimim. Bir dönem planlamayı o kadar çok sevdim ki, planın kendisi işin yerine geçmeye başladı. Bu yazıda bunun nasıl olduğunu, nasıl fark ettiğimi ve planlamaya nasıl sınır koyduğumu anlatıyorum.
Kısaca: Plan yapıp uygulamamak, planlamanın ilerleme gibi hissettirmesinden ama başlamanın zor gelmesinden doğabiliyor. Planlama işe yaramaktan çıkıp işin yerine geçtiğinde bir erteleme biçimine dönüşüyor. Zamanlayıcı, tek plan ve plandan hemen sonra atılan küçük bir ilk adım bu boşluğu kapatmama yardım etti.
Plan yapıp uygulamamak neden bu kadar tanıdık?
Planlama, benim için keyifli bir iş. Bir sayfa açmak, olasılıkları düşünmek, günleri bloklara ayırmak, hepsi bir tür zihinsel oyun. Tam olarak neden böyle olduğunu bilmiyorum, ama bunu çok tanıdık bulduğumu söyleyebilirim. Bir şey için plan yaptığımda, sanki o şeyi biraz yapmış gibi hissediyorum.
Bu his çok ayartıcı. Çünkü gerçek iş zor, planlama ise kolay. Gerçek iş belirsiz, planlama ise düzenli. Gerçek iş beni yanıltabilir, planlama ise her zaman güzel çıkıyor. Hâl böyle olunca, zihin farkında olmadan planlamayı tercih ediyor.
Bir de şu var: Başlamakta zorlandığım için, "hazırlanmak" çok masum bir bahane. "Önce planı yapayım, sonra başlarım." Bu cümle çok mantıklı görünüyor ve çoğu zaman gerçekten mantıklı. Sorun, "sonra"nın bir türlü gelmemesi.
Planlama ne zaman erteleme oluyor?
Zaman içinde kendi işaretlerimi öğrendim. Eğer aşağıdakilerden birkaçı oluyorsa, planlama muhtemelen işe yaramayı bırakıp işin yerine geçmiş demektir:
- Aynı planı üçüncü kez yeniden yazıyorum.
- Plana yeni bir renk ya da kategori ekliyorum ama işe hâlâ dokunmadım.
- "Daha iyi bir sistem" aramaya başlıyorum.
- Planı yaptıktan sonra bir rahatlama hissediyorum ve o rahatlama beni işten uzaklaştırıyor.
- Plan, o gün yapmayı düşündüğüm işlerden daha uzun sürdü.
- Her güne yeni bir plan yapıyorum ama dünkü planın ne olduğuna bakmıyorum.
"Daha iyi bir sistem arayışı" bunların içinde en sinsisi. Bir plan tutmayınca sorunun planda olduğunu düşünüyorum: Belki yanlış tablo, belki yanlış defter, belki başka bir yöntem. Yeni sistemi öğrenmek, kurmak, güzelleştirmek de planlamanın bir türü; yeni bir başlangıç hissi veriyor. Ama iki hafta sonra yine aynı yerdeyim, çünkü sorun çoğu zaman sistemde değil, planla işe başlama arasındaki boşlukta.
Bu listeye bakıp kendimi suçlamıyorum. Bu işaretler bana bir şey söylüyor: Planlama bir araç olmaktan çıkıp bir sığınağa dönüştü. Sığınağın içinde güvende hissediyorum ama dışarıdaki iş bekliyor.
Planlamaya nasıl sınır koyuyorum?
Planlamayı bırakmıyorum. Ona bir çerçeve çiziyorum. Benim çerçevem şu birkaç kuraldan oluşuyor:
- Planlama için bir zamanlayıcı. Haftalık plan için en fazla yirmi dakika, günlük plan için en fazla beş. Süre dolunca planlama biter.
- Tek plan. Yeni bir plan yazmadan önce eskisine bakıyorum. Eskisi kullanılmadıysa yeni plan yazmıyorum; eskisini küçültüyorum.
- İlk adım plana dahil. Plan, "ilk adım" yazılmadan bitmiş sayılmıyor. İlk adım, beş dakikada yapılabilecek kadar küçük olmalı.
- Plandan hemen sonra ilk adım. Plan biter bitmez ilk adımı atıyorum. Bir sonraki güne, bir sonraki saate bırakmıyorum.
- Yapma süresi planlama süresinden uzun olsun. Eğer bir gün planlamaya on beş dakika harcadıysam, işe en az o kadar zaman ayırmak istiyorum.
Kendi günlük planım artık şuna benziyor: Üç satır. Birinci satır, bugün yapmak istediğim tek önemli iş. İkinci satır, onun ilk küçük adımı. Üçüncü satır, o adımı yapacağım saat. Bu kadar. Renk yok, tablo yok. Beş dakikadan kısa sürüyor ve yazı bitince kalem elimden bırakılıyor.
Bu kuralların hiçbiri mükemmel işlemiyor. Ama bir şey değişti: Planlama, bir keyif alanı olmaktan çıkıp işin başlangıcına bağlanan bir köprüye döndü.
Plan neden uygulamaya geçmiyor?
Uygulanmayan planların ortak birkaç özelliği olduğunu fark ettim.
Plan, ideal bir günü anlatıyor. Gerçekçi bir güne değil, her şeyin yolunda gittiği, enerjimin dolu olduğu ve kimsenin beni aramadığı bir güne göre yazıyorum. Gerçek gün geldiğinde plan zaten uyumsuz.
Plan, ilk adımı atlıyor. "Raporu yaz" yazıyorum ama raporun ilk adımı ne, bilmiyorum. Plan, başlamam gereken noktayı göstermiyor.
Plan, enerjiyi hesaba katmıyor. Hepsi aynı ağırlıkta bloklara yerleştirilmiş. Zor bir işi yorgun olduğum bir saate koymuşum, hafif bir işi enerjik olduğum saate.
Plan, yalnızca bir listeye dönüşmüş. Hangi işin hangi saatte yapılacağı yok; sadece ne yapılacağı var. Böyle olunca "ne zaman" sorusu yine bana kalıyor.
Bunları gördükçe planı yazma biçimimi değiştirdim: Gerçekçi bir güne göre, ilk adımı olan, enerjiyi hesaba katan ve çok kısa bir plan.
Planı uygulamaya bağlamak
En çok işe yarayan küçük numara, planı yaptıktan hemen sonra beş dakikalık bir deneme yapmak oldu. Planı yazıyorum, yazdığım ilk işi alıp yalnızca beş dakika çalışıyorum. Beş dakika dolunca bırakabilirim; bırakmak serbest.
Bu beş dakika iki şeyi yapıyor. Birincisi, planla eylem arasındaki boşluğu çok küçük tutuyor. İkincisi, planın gerçekle ilk teması oluyor; hemen bir bilgi veriyor: İşe yarıyor mu, yoksa ilk adımı daha da küçültmem mi gerekiyor?
Bazen planı yazarken zaten beden olarak hareket ediyorum: Ayakta yazıyorum, ya da yazıyı bitirir bitirmez masadan kalkıyorum. Planlamayı oturarak bitirip uygulamaya oturarak geçmek, aradaki sınırı bulanıklaştırıyordu. Küçük bir fiziksel işaret, planlama ile eylemi ayırıyor.
Planlama gerçekten gerektiğinde
Bütün bunlar, planlamanın kötü olduğu anlamına gelmiyor. Bazı işler gerçekten plan gerektiriyor: Çok adımlı projeler, bağımlı işler, çakışan randevular. Planlama yararlı olduğunda yine yapıyorum.
Aradaki farkı anlamak için kendime iki soru soruyorum: "Bu plan, bana bir sonraki adımı gösteriyor mu?" ve "Plan bittikten sonra bir şey değişti mi?" İkisine de evet cevabını verebiliyorsam, plan işe yarıyor. Hayırsa, sayfayı kapatıp işe bakmanın zamanı gelmiş demektir.
Planlama ile uygulama arasındaki boşluk günlük hayatını belirgin biçimde zorluyorsa, bunu bir psikiyatrist ya da psikologla konuşmak iyi bir adım olabilir.
Kendime not
Güzel bir plan yapmak bir başarı değil; plana bir adım eklemek bir başarı. Pazartesi sabahı sayfaya baktığımda, artık yalnızca güzel bir tabloya değil, ilk satırdaki küçük işe bakmaya çalışıyorum.
Bugün denemek istersen, yarın için tek bir şey planla ve planı bitirir bitirmez onun beş dakikalık bir kısmını yap. Planın en iyi testi, ilk beş dakikadır.