Verimlilik kitaplarından kulağıma çalınan en sade fikirlerden biri iki dakika kuralıydı. Bir iş iki dakikadan kısa sürecekse, onu hemen yap. Ertelenecek kadar büyük değil, listeye yazılacak kadar önemli değil. Kâğıt üzerinde kusursuz. Benim hayatımda ise birkaç gün içinde tamamen tersine döndü.
İki dakikalık işleri hemen yapmaya başladım ve gün bitmeden kendimi on beşinci iki dakikalık işin ortasında buldum. Asıl yapmam gereken iş ise hiç başlanmamış olarak orada bekliyordu. O zaman anladım ki iki dakika kuralı DEHB'li bir beyinde başka türlü çalışıyor ve benim için uyarlanması gerekiyor.
Kısaca: Klasik iki dakika kuralı kısa işleri hemen yapmayı önerir ama DEHB'de bu işler zincirleme bir dağılmaya dönüşebilir. Benim uyarlamamda kural, işleri bitirmek için değil, büyük işlere başlamak için kullanılıyor: Bir işin sadece ilk iki dakikasını yap, sonra devam edip etmeyeceğine karar ver.
Klasik iki dakika kuralı nedir?
Kuralın en bilinen hâli basit: Önüne gelen bir iş iki dakikadan kısa sürüyorsa, onu not almak ya da ertelemek yerine hemen yap. Bir maile tek cümleyle cevap vermek, bir faturayı klasöre koymak, bir bardağı yıkamak gibi.
Mantığı da anlaşılır. Küçük işleri biriktirmek, onları hatırlamak ve yönetmek, işlerin kendisinden daha fazla zihinsel yer kaplıyor. Hemen yapınca hem liste kısalıyor hem de kafa hafifliyor. Pek çok insan için gerçekten işe yarıyor olabilir.
Ben de ilk duyduğumda çok heyecanlanmıştım. Sonunda basit, hatırlanması kolay, karar gerektirmeyen bir kural vardı. Sorun, kuralın benim beynimin içinden geçerken biraz şekil değiştirmesiydi.
İki dakika kuralı DEHB'de neden takılıyor?
Benim deneyimimde kural birkaç yerden çatladı. Sorun kuralın kendisi değil, benim beynimin onu nasıl okuduğuydu.
Süre tahmini. Benim için “iki dakikalık iş” diye bir şey nadiren iki dakika sürüyor. Bir maile cevap vermek önceki yazışmayı okumaya, oradan bir dosyayı aramaya, dosyada gördüğüm başka bir şeye dönüşüyor. Zaman algısı başlı başına uzun bir konu ama kısaca, tahminlerim çoğu zaman iyimser.
Zincirleme etki. Bir küçük iş diğerini çağırıyor. Bardağı yıkarken tezgâhı görüyorum, tezgâhı silerken buzdolabını, buzdolabını açınca alışveriş listesini. Her biri iki dakika ama toplamı bütün bir öğleden sonra.
Kaçış kapısı. İşin en sinsi kısmı şu: İki dakikalık işler, asıl işten kaçmak için mükemmel bir bahane. Kendimi meşgul ve işe yarar hissediyorum ama zor olan iş yerinden kıpırdamıyor.
Benim uyarlamam: iki dakikalık başlangıç
Kuralı tamamen bırakmak yerine çevirmeye karar verdim. Benim versiyonumda iki dakika, bir işi bitirmek için değil, büyük bir işe başlamak için kullanılıyor.
Yani “iki dakikada biten işi hemen yap” yerine “her işin sadece ilk iki dakikasını yap”. Raporu yazmak iki dakika sürmüyor ama belgeyi açıp başlığı ve ilk cümleyi yazmak sürebilir. Mutfağı toplamak iki dakika sürmüyor ama lavabodaki tabakları makineye dizmek sürebilir.
İki dakikanın sonunda kendime gerçekten bir çıkış hakkı tanıyorum. Devam etmek istersem ediyorum, istemezsem bırakıyorum. Bu çıkış hakkı sahte olursa beynim bunu hemen anlıyor ve bir dahaki sefere iki dakikaya bile direnmeye başlıyor.
Çoğu zaman devam ediyorum. Çünkü bende asıl zor olan, işin ortası değil, kapısı. Kapıdan girdikten sonra içeride kalmak çok daha kolay.
Bir örnek vereyim. Uzun süre açmadığım bir yazı dosyası vardı. Her gün “bugün bakacağım” diyordum ve her gün bakmıyordum. Uyarlanmış kuralla sadece şunu söyledim: “İki dakika boyunca dosyayı açıp son paragrafı okuyacağım.” İki dakika dolduğunda bir cümle eklemiştim bile. O gün yarım saat yazdım. Ertesi gün yine iki dakikayla başladım.
Kuralı bozan tuzaklar
Uyarlanmış hâliyle bile kural bazen ters tepiyor. Fark ettiğim tuzaklar şunlar:
- İki dakikayı hazırlığa harcamak. Masayı düzenlemek, doğru kalemi bulmak, müzik seçmek. Bunlar başlamak değil, başlamanın etrafında dolaşmak.
- Küçük işleri asıl işin önüne koymak. “Önce şu iki dakikalıkları halledeyim, sonra rahat başlarım” cümlesi bende neredeyse hiç işe yaramadı.
- Çıkış hakkını kullandığım için kendimi suçlamak. İki dakika sonra bırakmak bir yenilgi değil, anlaşmanın bir parçası.
- Her şeyi iki dakikaya sığdırmaya çalışmak. Bazı işlerin ilk adımı bile daha uzun. O zaman ilk adımı daha da küçültmem gerekiyor.
Bu tuzakların ortak noktası, iki dakikanın amacını unutmak. İki dakika, bir işe dokunmak için var; işi bitirmek, hazırlanmak ya da kendimi kanıtlamak için değil. Bunu hatırladığımda kural yeniden işlemeye başlıyor. Unuttuğumda ise kendimi yine küçük işlerin arasında dolaşırken buluyorum ve bu da sorun değil, sadece fark edip geri dönüyorum.
İki dakikayı nasıl ölçüyorum?
Kafamdan saydığım iki dakika, bende çok esnek bir iki dakika oluyor. Bazen otuz saniyeye iniyor, bazen yirmi dakikaya çıkıyor. Bu yüzden telefonda ya da mutfaktaki küçük saatte gerçekten iki dakika kuruyorum. Zamanlayıcının sesi, anlaşmanın sonunu somut hâle getiriyor.
Zamanlayıcıyı kurmak başlı başına küçük bir başlangıç işareti gibi de çalışıyor. Düğmeye bastığım an, beynime “şimdi başlıyoruz” demiş oluyorum. Bu küçük ritüel, iki dakikayı sadece bir fikir olmaktan çıkarıp gerçek bir zaman dilimine dönüştürüyor. Zamanlayıcı çaldığında da kendime bir soru soruyorum: “Devam etmek istiyor muyum?” Cevap hayırsa, gerçekten bırakıyorum.
Hangi işler için işe yarıyor, hangileri için yaramıyor?
Bende uyarlanmış kural en çok başlamakta zorlandığım ama içine girince akan işlerde işe yarıyor. Yazı yazmak, bir dosyayı düzenlemek, bir sunumun ilk sayfası, uzun süredir açmadığım bir projeye bakmak.
Klasik hâliyle, yani “kısa işi hemen yap” şeklinde ise sadece belirli bir zaman diliminde kullanıyorum. Günün bir saatini küçük işlere ayırıyorum ve o saat içinde iki dakikalık ne varsa art arda hallediyorum. Saat bitince duruyorum. Böylece küçük işler hem yapılıyor hem de bütün güne yayılıp asıl işi yutmuyor.
Bazı işler için ise hiçbir versiyon yetmiyor. Duygusal yükü ağır olan, uzun süredir ertelediğim, düşünmesi bile içimi sıkan işler. Onlar için iki dakika bile fazla gelebiliyor. O zaman iki dakikayı otuz saniyeye indiriyorum: sadece dosyanın adını görmek, sadece mail kutusunu açmak.
Bitirirken
İki dakika kuralı bana bir şey öğretti: Hiçbir kural herkes için aynı çalışmıyor. Bir kuralın bende işe yaramaması, benim bir şeyi yanlış yaptığım anlamına gelmiyordu. Sadece onu kendi beynime göre biraz eğip bükmem gerekiyordu. Bu bakış açısı, başka tavsiyeleri okurken de işime yarıyor. Artık bir yöntem tutmadığında kendimi değil, yöntemi sorguluyorum ve ona küçük bir ayar yapmayı deniyorum.
Şu an önünde ertelediğin bir iş varsa, onu bitirmeyi değil, sadece ilk iki dakikasını düşün. Sonra kendine gerçekten bırakma izni ver. Bakalım iki dakika sonra nerede olacaksın.