Bir fırtınadan sonra parka gittiğimde kırılan dallara bakmıştım. Kırılanlar genellikle en kalın, en sert olanlardı. İnce, esnek dallar ise rüzgârla birlikte eğilmiş, fırtına geçince yeniden doğrulmuştu. O gün aklıma planlarım geldi. Benim planlarım hep o kalın dallar gibiydi: sert, düzgün ve ilk rüzgârda kırılan.
Esnek plan yapmak, planlarımın kırılmak yerine eğilebilmesini öğrenmek oldu. Bu yazıda DEHB'li biri olarak katı planlardan esnek planlara nasıl geçtiğimi, tampon zamanı, hareketli blokları ve önceden yazılmış yedek planları nasıl kullandığımı anlatacağım.
Kısaca: Esnek plan yapmak, ilk aksilikte çökmeyen planlar kurmak demektir. Sabit ve hareketli işleri ayırmak, aralara tampon zaman koymak ve önemli işlerin küçük bir yedek versiyonunu belirlemek DEHB'de planları daha dayanıklı kılar. Esneklik dağınıklık değil, yönü koruyarak yolu uyarlamaktır.
Katı planlar neden bende hep kırılıyordu?
Eskiden plan yaptığımda her saati dolduruyordum. Dokuzdan ona e-postalar, ondan on ikiye rapor, on ikiden bire öğle yemeği, birden üçe toplantı hazırlığı... Kâğıt üzerinde mükemmel görünüyordu. Sanki o günü kontrol altına almışım gibi hissediyordum.
Sonra gerçek gün başlıyordu. Dokuzda e-postalara oturuyordum ama biri beklediğimden uzun sürüyordu. Ona geldiğimde hâlâ e-postalardaydım. Rapor on bir buçukta başlıyordu. Öğle yemeği kayıyordu. Ve öğleden sonra ikide, planımla gerçek arasındaki fark o kadar büyüyordu ki planı tamamen bırakıyordum.
Bu çöküşlerin ardından gelen duygu, çöküşün kendisinden daha ağırdı. "Yine plana uyamadım." Planlar bana bir yol haritası değil, sürekli kaybettiğim bir yarış gibi gelmeye başlamıştı.
DEHB'li biri olarak enerjim, odağım ve zaman algım günden güne değişiyor. Bir gün iki saatte bitirdiğim bir işi, ertesi gün dört saatte bitiremeyebiliyorum. Katı bir plan bu değişkenliği hesaba katmıyor. Her günü aynı, her saati öngörülebilir varsayıyor. Bende ise hiçbir gün aynı değil.
Esnek plan yapmak ne demek?
Esnek plan yapmak, plan yapmamak demek değil. Bunu baştan söylemek istiyorum, çünkü bir dönem bu ikisini karıştırdım. Katı planlar işe yaramayınca hiç plan yapmamayı denedim ve o da günlerimin tamamen dağılmasına yol açtı.
Esnek plan, bende şu anlama geliyor: Yönü belli, yolu uyarlanabilir bir plan. Ne yapmak istediğimi ve neyin önemli olduğunu biliyorum. Ama bu işlerin tam olarak hangi saatte, hangi sırayla, ne kadar sürede yapılacağı günün koşullarına göre değişebiliyor.
Esnekliğin bir parçası da günün enerjisini hesaba katmak. Sabah kalktığımda kendime kısa bir soru soruyorum: "Bugün enerjim nasıl?" Cevap "iyi" ise zor işleri sabaha alıyorum. Cevap "düşük" ise hafif işlerle başlıyorum ve zor olanı öğleden sonraya ya da ertesi güne bırakıyorum. Aynı plan, farklı günlerde farklı sırayla uygulanabiliyor. Bu, planın bana uyması demek; benim plana uymam değil.
Bu tür bir planın üç temel parçası var bende: sabit taşlar, hareketli bloklar ve tampon zaman. Bir de yedek planlar. Bunları sırayla anlatayım.
Sabit taşlar ve hareketli bloklar
Günümü planlarken önce sabit taşları yerleştiriyorum. Sabit taşlar, saati değişmeyen şeyler: randevular, toplantılar, birileriyle buluşmalar, son tarihler. Bunlar günün iskeleti ve onların etrafında esneklik yok.
Sonra hareketli blokları düşünüyorum. Bunlar yapılması gereken ama saati belli olmayan işler: bir rapor yazmak, alışveriş yapmak, bir dosyayı düzenlemek. Bu blokları güne yerleştiriyorum, ama kesin saatlerle değil. "Sabah", "öğleden sonra", "akşam" gibi geniş zaman dilimlerine koyuyorum.
Bu ayrım bana büyük bir özgürlük verdi. Hareketli bir blok, sabah yapamadığımda öğleden sonraya kayabiliyor. Bir gün yapamadığımda ertesi güne geçebiliyor. Bu kayma bir kusur değil, planın doğası.
Hareketli blokları bir kâğıda ya da yapışkan notlara yazıyorum. Gün içinde onları yer değiştirebiliyorum. Bu fiziksel hareket, planın esnek olduğunu bana somut olarak hatırlatıyor.
Tampon zaman: planın nefes alanı
Esnek planın en önemli parçası bende tampon zaman. Tampon zaman, işler arasına bilerek bıraktığım boşluk. Hiçbir şey planlamadığım, ama bir şeyler aksadığında devreye giren zaman.
Eskiden bu boşlukları bırakmazdım, çünkü boşa harcanmış zaman gibi görünürlerdi. Şimdi biliyorum ki o boşluklar hiç boşa gitmiyor. Bir iş uzadığında, bir geçiş beklenenden uzun sürdüğünde, beklenmedik bir telefon geldiğinde, tampon zaman bunu emiyor. Planın geri kalanı yerinde kalıyor.
Kabaca bir kuralım var: Günümün bir kısmını tamamen boş bırakıyorum. Her iki saatlik bloğun arasına küçük bir boşluk, günün ortasına daha uzun bir boşluk. Bu boşlukların çoğu zaman tamamı kullanılıyor. Kullanılmadığında ise kendime küçük bir mola hediye ediyorum.
Plan B'yi önceden yazmak
Esnek planın bir başka parçası, önemli işler için yedek planlar. Bunu en iyi şöyle açıklayabilirim: Her önemli işin bir "tam" versiyonu ve bir de "minimum" versiyonu var.
- Tam versiyon: Raporu bitirip göndermek. Minimum versiyon: Raporun en zor bölümünü yazmak.
- Tam versiyon: Evi baştan aşağı toplamak. Minimum versiyon: Sadece salonu toplamak.
- Tam versiyon: Bir saat yürüyüş yapmak. Minimum versiyon: Bloğun etrafında on dakika yürümek.
- Tam versiyon: Bütün e-postalara cevap vermek. Minimum versiyon: Sadece acil olan ikisine cevap vermek.
Bu minimum versiyonları önceden belirlemek çok önemli. Çünkü gün kötü gittiğinde, o an ne yapabileceğime karar vermek çok zor. Ama önceden yazılmış bir minimum versiyon, bana hazır bir seçenek sunuyor. "Tam versiyonu yapamıyorum, ama minimum versiyonu yapabilirim."
Minimum versiyonu yaptığım günler, hiçbir şey yapmadığım günlerden çok farklı hissettiriyor. Plan çökmüş değil, sadece eğilmiş.
Esneklik ile dağınıklık arasında
Esnek planlamanın bir riski var: Her şeyi esnek bırakınca hiçbir şey yapılmayabilir. "Nasılsa esnek" diyerek her işi sürekli kaydırmak, planı anlamsız hale getirebilir.
Bu riski azaltmak için birkaç sınır koyuyorum. Sabit taşları kesinlikle kaydırmıyorum. Bir hareketli bloğu en fazla birkaç kez kaydırıyorum; daha fazlası gerekiyorsa, o işi yeniden düşünüyorum. Belki küçültmem, belki bölmem, belki de bırakmam gerekiyor.
Bir de haftalık bir bakış yapıyorum. Hafta sonunda hangi blokların sürekli kaydığını görüyorum. Sürekli kayan bir iş, genellikle bana bir şey söylüyor: Ya çok büyük, ya çok belirsiz, ya da gerçekten önemli değil.
Planlamayla ilgili zorlukların günlük hayatını belirgin biçimde etkiliyorsa, bunu bir psikiyatrist ya da psikologla konuşmak da destekleyici olabilir.
Eğilen plan
Artık planlarım o kalın, sert dallara benzemiyor. Daha çok rüzgârla eğilen ince dallar gibiler. Kötü bir günde eğiliyorlar, ama kırılmıyorlar. Ertesi gün yeniden doğruluyorlar.
Bu hafta bir dene: Yarının planını yaparken sabit olan şeyleri ve hareketli olan şeyleri ayır. Aralarına küçük bir boşluk koy. En önemli işin için bir de minimum versiyon yaz. Sonra yarın akşam, planının ne kadar eğildiğine bak. Kırılmamış olması, belki de yeterli.