Takvimde yazılı olduğu halde neden randevuları kaçırıyorum?

Nedeni çoğu zaman takvimin kendisi değil, hatırlatıcının zamanı, etkinliğin belirsiz yazılması ya da hazırlanma ve yolda geçen sürenin hesaba katılmaması. Bende bu üçüne bakmak fark yarattı.

Takvime yapılacak işleri de yazmalı mıyım?

Benim için zamanı belli olan şeyler takvime, esnek işler bir listeye gidiyor. Her işi takvime doldurmak, kaçırılan bloklar yüzünden takvimi bir suçluluk kaynağına çevirebiliyor.

Hatırlatıcıyı ne kadar önce kurmalıyım?

Bunun herkes için tek cevabı yok. Ben iki hatırlatıcı kuruyorum: biri hazırlanmaya başlamam gereken zamanda, biri çıkmam gereken zamanda. Etkinliğin başladığı an genellikle çok geç oluyor.

Dijital takvimi gerçekten kullanmak: DEHB'de yazmak yetmiyor

Dijital takvim kurup yine de randevuyu kaçırıyorsan yalnız değilsin. Etkinliği nasıl yazdığımı ve hatırlatıcıları nasıl kurduğumu anlatıyorum.

Bir randevu takvimimde yazılı, hatırlatıcısı da kurulu olduğu halde kaçırdığım oldu. Takvim kendi işini yapmıştı; ben onu tam doğru anda göremedim ya da görüp “birazdan” dedim. Bu bende sıkıcı bir şaşkınlık bırakıyor: Her şeyi doğru yaptım sanıyordum.

Dijital takvimi gerçekten kullanmak, bende takvimi açıp bir şey eklemekten çok daha fazlası çıktı. Etkinliği nasıl yazdığım, hatırlatıcının ne zaman çaldığı ve takvimde hangi sürelerin görünmediği, hepsi önemliymiş. Bu yazıda bu ayrıntıları anlatıyorum.

Kısaca: Dijital takvime bir şey yazmak onu hatırlamak anlamına gelmiyor. Bende işe yarayan: etkinliği gelecekteki bana yazar gibi net yazmak, iki ayrı hatırlatıcı kurmak, yol ve hazırlık süresini takvimde görünür kılmak ve takvimi yalnızca zamanı belli şeyler için kullanmak.

Dijital takvimde olup yine de kaçırmak: sorun nerede?

Kaçırdığım randevuların arkasına baktığımda, benzer birkaç neden buldum:

Hatırlatıcı çok geç çalıyordu. Etkinliğin başladığı anda ya da on dakika önce çalan bir bildirim, çıkmam gereken zamandan çok sonrasına denk geliyordu.
Etkinlik başlığı belirsizdi. “Toplantı” ya da “randevu” yazıyordu. Kiminle, nerede, ne için olduğunu hatırlamak için ayrıca arama yapmam gerekiyordu.
Hazırlık ve yol görünmüyordu. Takvimde yalnızca etkinliğin kendisi vardı. Hazırlanmak ve oraya gitmek için gereken sürenin hiçbir izi yoktu.
Hatırlatıcıyı ertelemek. Bildirim çaldığında “beş dakika sonra” deyip kapattım ve bir daha hatırlamadım.

Bunların hiçbiri takvimin eksiği değil. Takvim bana bilgiyi veriyor; bilgiyi harekete çevirmek benim işim. Bu fark, DEHB'de en sık kaçırdığım yerlerden biri.

Etkinliği yazarken: gelecekteki bana not

Bir etkinlik eklerken artık bunu bir hafta sonraki bana yazılmış bir not gibi düşünüyorum. O gün acelem olacak, belki yorgun olacağım ve takvimi tek bir bakışla anlamam gerekecek.

Bunun için küçük bir düzen kurdum:

Başlık: Ne ve nerede. “Diş randevusu — kliniğin adı” gibi. Genel bir başlık yok.
Konum ya da bağlantı: Adres ya da görüşme bağlantısı mutlaka etkinliğin içinde. Başka bir yerde aramak zorunda kalmıyorum.
Not alanı: Ne getirmem gerekiyor, kimi bulacağım, neye hazırlanmalıyım. Birkaç kelime yeter.
Süre: Bildiğim kadarıyla gerçek süre. Tahminimden biraz uzun yazıyorum.

Bu dört şeyi yazmak ilk başta fazla iş gibi geliyor. Ama etkinlik günü, o bilgilerin zaten orada olması benim için çok büyük bir rahatlık. Hatırlatıcı çaldığında hemen harekete geçebiliyorum, çünkü neyi nerede yapacağımı arama yapmadan görebiliyorum.

Tekrar eden şeyleri bir kez kurmak

Dijital takvimin bence en büyük avantajı tekrarlayan etkinlikler. Ödeme günleri, haftalık planlama saati, ayda bir yapılan bakım işleri gibi şeyleri bir kez yazıp “her ay” ya da “her hafta” diye ayarlıyorum. Her seferinde yeniden hatırlamam gerekmiyor, takvim bunu benim yerime taşıyor.

Bu etkinliklere de açık başlıklar veriyorum ve gerekirse bir notla ne yapmam gerektiğini yazıyorum. Çünkü aylar sonra gelen bir hatırlatıcıda sadece “kontrol” yazması, o anki bana hiçbir şey söylemiyor.

İki hatırlatıcı kuralı

En çok fark yaratan değişiklik, tek bir hatırlatıcı yerine ikiyi kullanmak oldu. İkisi farklı görevler üstleniyor:

Birinci hatırlatıcı: hazırlanma zamanı. Etkinlikten ne kadar önce hazırlanmaya başlamam gerekiyorsa, o zamanda çalıyor. Dışarı çıkacaksam bu bir saat, evde bir görüşmeyse on beş dakika olabiliyor.
İkinci hatırlatıcı: çıkma zamanı. “Şimdi çıkmam gerekiyor” anı. Yolda geçen süreyi hesaba katarak ayarlıyorum.

Etkinliğin kendi başlangıç zamanında bir hatırlatıcı ise bende neredeyse hiç işe yaramıyor. O an, zaten geç kaldığım an.

Bir de erteleme düğmesiyle ilişkim var. Bildirimi ertelediğimde sanki bir şey yapmış gibi hissediyorum ama çoğu zaman o ertelenen bildirim kayboluyor. Şimdi kendime bir kural koydum: Ertelemek yerine ya hemen harekete geçiyorum ya da takvimdeki etkinliğin saatini gerçekçi biçimde güncelliyorum. Ertelemek, bir kararı vermeyi sonraya bırakmak.

Yolu ve hazırlığı takvimde görünür kılmak

Zaman körlüğünün takvimde en çok yaptığı şey, yol ve hazırlık sürelerini silmesi. Takvimde yalnızca “saat on dört” yazıyor ve ben o saatte orada olmam gerektiğini düşünüyorum. Oysa o saate yetişmek için on üçte hazırlanıp on üç buçukta çıkmam gerekiyor.

Bu yüzden önemli etkinlikler için takvimde ayrı kısa bloklar ekliyorum:

Etkinlikten önceki “yol” bloğu.
Etkinlikten önceki “hazırlık” bloğu, belki on beş ya da otuz dakika.
Etkinlikten sonraki “dönüş” ya da “toparlanma” bloğu. Bazı görüşmeler beni yoruyor ve hemen başka bir şeye geçmek zor oluyor.

Her etkinliğe blok eklemiyorum, aksi takdirde takvim parça parça olmuş bir mozaik gibi görünüyor ve bakmak bile yoruyor. Sadece benim için gerçekten önemli olanlara ve geç kalmanın bedelinin yüksek olduğu şeylere ekliyorum. Böylece takvim, dışarıdan o saatte orada olmam gerektiğini söylemekle kalmıyor, o saate nasıl gideceğimi de gösteriyor.

Takvime ne yazılır, ne yazılmaz?

Bir dönem takvime her şeyi yazdım. Yapılacakları, hatırlatmaları, hatta “belki yapabilirim” dediğim işleri. Birkaç hafta sonra takvim kırmızı ve kırık bloklarla dolmuştu ve bakmak canımı sıkıyordu.

Şimdiki ayrımım şu:

Takvime: Saati belli şeyler. Randevular, buluşmalar, bir son teslim saati, bir telefon görüşmesi.
Listeye: Esnek işler. Bugün ya da bu hafta yapılabilecek ama saati kimseyi bağlamayanlar.
Hiçbirine: “Bir gün yapsam iyi olur” dediğim şeyler. Onlar için ayrı bir “sonra” sayfam var.

Çok önemli ve esnek bir işi zorlama biçimde takvime koymak istiyorsam, kendime yumuşak bir blok veriyorum ve bu bloğun kaçırılabileceğini baştan kabul ediyorum. Kaçırıldığında kırmızı bir uyarı değil, yeni bir saat arıyorum.

Görünüm seçimi de fark yaratıyor. Ay görünümü bana soyut geliyor, çünkü her gün küçük bir nokta gibi duruyor. Gün ya da kısa hafta görünümünde etkinliklerin kapladığı alanı gerçekten görüyorum ve saatlerin ne kadar yakın olduğunu daha rahat fark ediyorum. Kendi gözüme hangisi daha somut geliyorsa onu varsayılan yapmanı öneririm.

Yazmanın sürtünmesini azaltmak

Bir şeyi takvime yazmayı ertelersem, yazmama ihtimalim yükseliyor. Bu yüzden yazmayı olabildiğince kolay yapıyorum:

Telefonumda sesle etkinlik eklemeyi kullanıyorum. “Salı saat on bir, diş randevusu” demek, yazmaktan daha hızlı.
Bir yerden gelen davet ya da randevu onayını doğrudan takvime ekleyebiliyorsam, elle yazmıyorum.
Birlikte plan yaptığım biri varsa, etkinliği hemen paylaşıp onun takviminde de görünmesini sağlıyorum.

Bunların hepsi küçük şeyler ama hepsinin ortak noktası, “şimdi yazayım” demek için gereken eforu düşürmek. Bir şeyi “sonra yazarım” diye bırakmak, çoğu zaman hiç yazmamak demek.

Kendime not

Takvimim benim yerime hatırlayan biri değil, sadece bir yardımcı. Ona doğru bilgiyi, doğru zamanda ve doğru ayrıntıyla verirsem bana doğru zamanda doğru şeyi söyleyebiliyor.

Bu hafta bir etkinliği güncellemek istersen şunu dene: Başlığa yer ekle, bir hazırlık hatırlatıcısı kur. Sadece bir tane. Farkı o hafta içinde görebilirsin.

Bu yazı kişisel deneyime dayanır, tıbbi tavsiye değildir. Tanı ve tedavi için bir psikiyatriste ya da doktora danış.