“Teslime daha iki hafta var” cümlesi bende uzun süre neredeyse hiçbir şey ifade etmedi. İki hafta, zihnimde “şimdi değil” anlamına geliyordu. Sonra bir sabah uyanıyordum ve iki hafta “yarın” olmuştu. O gece kahve, panik ve garip bir odakla işi bitiriyor, ertesi gün de kendime bir daha asla böyle yapmayacağıma dair söz veriyordum.
Teslim tarihlerini kaçırmak ya da her şeyi son geceye bırakmak, DEHB ile çalışan pek çok kişinin tanıdığı bir döngü. Bu yazıda bu döngünün bende nasıl işlediğini ve zamanı biraz daha görünür kılmak için denediğim şeyleri anlatıyorum. Hepsi işe yaramadı ama bazıları hayatımı ciddi biçimde kolaylaştırdı.
Kısaca: DEHB'de teslim tarihleri çoğu zaman sadece “şimdi” ve “şimdi değil” olarak hissediliyor; bu yüzden işler son ana kalabiliyor. Bitiş tarihinin yanına bir başlama tarihi koymak, büyük işleri ara tarihlere bölmek, süre tahminlerini gerçek ölçümlerle düzeltmek ve tarihi kaçıracağını anladığında erkenden haber vermek bu döngüyü yumuşatabilir.
Teslim tarihlerini kaçırmak neden bu kadar sık oluyor?
DEHB ile ilgili sık konuşulan konulardan biri zaman algısı. Benim deneyimimde zaman, iki kategoriden ibaret gibi: şimdi ve şimdi değil. Bugün yapılması gereken şey canlı ve acil hissediliyor. Gelecek haftaki iş ise bulanık bir uzaklıkta duruyor, ne kadar yaklaştığını tam olarak hissedemiyorum.
Bu yüzden uzak bir teslim tarihi bana harekete geçmem için yeterli sinyali vermiyor. İçimde bir şeylerin kıpırdaması için tarihin “şimdi” bölgesine girmesi gerekiyor. O noktada da genellikle iş için gereken süre artık elimde olmuyor.
Bir de son dakikanın getirdiği o garip odak var. Panik ve aciliyet, dikkatimi bir anda toparlıyor. Saatlerce başlayamadığım işi bir gecede bitirebiliyorum. Bu, son dakikayı bir yöntem gibi kullanmaya başlamama sebep oldu; ama bedeli ağırdı. Uykusuz geceler, aceleyle yapılmış işler, gözden kaçan hatalar ve her seferinde biraz daha tükenen bir ben.
Bitiş tarihi yerine başlama tarihi
Takvimime uzun süre sadece bitiş tarihlerini yazdım. Sonra fark ettim ki bitiş tarihi bana sadece ne zaman geç kalmış olacağımı söylüyor. Ne zaman başlamam gerektiğini söylemiyor.
Artık her önemli işin yanına bir başlama tarihi de yazıyorum. Örneğin bir rapor ayın yirmisinde teslim edilecekse, takvimde ayın onunda “raporun ilk taslağına başla” yazıyor. Bu tarih bana, işin “şimdi değil” bölgesinden “şimdi” bölgesine geçtiği anı yapay olarak işaretliyor.
Başlama tarihinde ise büyük bir iş yapmayı hedeflemiyorum. Sadece dosyayı açmak, başlıkları yazmak ya da ihtiyaç duyduğum bilgilerin listesini çıkarmak yeterli. İşe bir kez dokunduğumda, zihnim arka planda onu düşünmeye başlıyor ve sonraki adımlar kolaylaşıyor.
Tarihlerin göz önünde olması da bu yöntemin bir parçası. Dijital takvime yazdığım her şey, bakmadığım sürece benim için yok gibi. Bu yüzden önemli tarihleri ayrıca masamın yanındaki tek sayfalık bir listeye de yazıyorum. Her sabah gözüm o listeye çarpınca, uzak tarihler biraz daha yakın hissettiriyor.
Büyük teslimleri ara tarihlere bölmek
Tek bir büyük teslim tarihi, benim için yönetmesi en zor şeylerden biri. Ama aynı işi birkaç küçük teslime böldüğümde, her biri “şimdi” bölgesine daha erken giriyor. Böylece son dakika enerjisini bir kere değil, birkaç kez ve çok daha küçük dozlarda yaşıyorum.
Ben büyük bir işi kabaca şöyle bölüyorum:
- Hazırlık: Ne gerektiğini, kimden ne bilgi alacağımı netleştirmek.
- Kaba taslak: Kalitesine bakmadan bütün iskeleti çıkarmak.
- Doldurma: Taslağın boş kısımlarını tamamlamak.
- Gözden geçirme: Bir mola verdikten sonra hataları ve eksikleri kontrol etmek.
- Son dokunuş: Biçim, dil ve teslim hazırlığı.
Her aşamaya ayrı bir tarih veriyorum ve mümkünse bu ara tarihlerden bazılarını başka biriyle paylaşıyorum. Yöneticime ya da bir ekip arkadaşıma “taslağı perşembe sana göstereyim” demek, o perşembeyi gerçek bir teslim tarihine dönüştürüyor.
Süre tahminlerimi gerçekle düzeltmek
“Bu yarım saat sürer” dediğim işlerin çoğu saatler sürdü. Bu sadece benim sorunum değil; insanlar genel olarak işlerin süresini olduğundan kısa tahmin etmeye yatkın. Ama DEHB ile bu yanılgı daha belirgin olabiliyor, çünkü işin başlama sürtünmesini, aradaki bölünmeleri ve geri dönüş sürelerini hesaba katmıyorum.
Bunun için basit bir şey denedim: Bir süre boyunca bazı işlere başlarken ve bitirirken saati not ettim. Sonuçlar beni şaşırttı. Kısa sandığım bazı işler gerçekten uzundu, uzun sandığım bazı işler ise başladıktan sonra hızla bitiyordu.
Artık tahminlerimi bu ölçümlere göre yapıyorum ve üstüne her zaman bir pay ekliyorum. Kendime koyduğum kural basit: Bir işin süresi için aklıma gelen ilk sayıyı biraz büyütüyorum. Bu pay çoğu zaman ihtiyaç duyulan nefes alanını sağlıyor.
Son dakika enerjisini bilinçli kullanmak
Son dakikanın odağını tamamen bırakmak zorunda değilim; onu daha sağlıklı biçimde çağırmayı deniyorum. Aciliyeti teslim gecesine bırakmak yerine, gün içine küçük ve yapay acil durumlar yerleştiriyorum.
Örneğin bir işe bir saatlik bir zamanlayıcı kuruyorum ve o sürede sadece bir bölümü bitirmeyi hedefliyorum. Bir arkadaşıma belli bir saatte ona ne yaptığımı göstereceğimi söylüyorum. Yanımda başka biri çalışırken başlamak da benim için güçlü bir tetikleyici; MASA gibi ortak çalışma masaları, yalnız başlayamadığım günlerde bana bu hissi veriyor.
Bu küçük aciliyetler, son gecenin paniği kadar yoğun değil. Ama tam da bu yüzden sürdürülebilir. Sinir sistemim her seferinde alarma geçmeden, işin bir kısmını bitirebiliyorum.
Tarihi kaçıracağını anladığında
Bütün planlamaya rağmen bazen bir teslim tarihini kaçıracağımı anlıyorum. Bu anlarda eskiden en kötü şeyi yapardım: susmak. Utandığım için haber vermez, son ana kadar her şeyi kurtaracak o tek geceyi umardım. Genellikle de o gece gelmezdi.
Artık kaçıracağımı fark ettiğim anda haber veriyorum. Ne kadarını bitirdiğimi, neyin kaldığını ve ne kadar ek süreye ihtiyacım olduğunu kısa bir mesajla yazıyorum. Bu mesaj her zaman kolay değil ama erken gelen bir haber, karşı tarafın planlarını yeniden düzenlemesine izin veriyor ve çoğu zaman sorunu küçültüyor.
Bu mesajları yazarken kendimi aşırı açıklama yapmaktan da koruyorum. Uzun özürler ve gerekçeler yerine, durumu ve yeni öneriyi net biçimde anlatmak hem daha profesyonel hem de benim için daha az yıpratıcı.
Son tarih değil, ilk adım
Teslim tarihlerini kaçırmak, sorumsuz olduğun anlamına gelmiyor. Zamanı herkesle aynı biçimde hissetmediğin ve bu yüzden farklı araçlara ihtiyacın olduğu anlamına geliyor. O araçları kurmak, kendine her gece yeni bir söz vermekten çok daha işe yarıyor.
Bu hafta takvimindeki bir teslim tarihini seç ve yanına bir başlama tarihi yaz. O gün sadece dosyayı aç ve ilk satırı yaz. Teslim tarihi hâlâ orada, ama artık ona yalnız ve son gece yürümek zorunda değilsin.