Bir paragrafın tam ortasındaydım ki ekranın köşesinde küçük bir kutu belirdi: “Bir saniyen var mı?” Bir saniyem vardı, cevap verdim. Sonra bir başka mesaj geldi, bir grup sohbeti hareketlendi, biri bir dosya paylaştı. Yarım saat sonra paragrafa döndüğümde, ne yazmak istediğimi hatırlamıyordum. Cümle yarım duruyordu ve onu tamamlayacak düşünce çoktan uçup gitmişti.
İş mesajlaşma uygulamaları, iletişimi hızlandırmak için var. Ama DEHB ile çalışan biri için sürekli bölünmek, günün en görünmez yorgunluğu olabiliyor. Bu yazıda bu yorgunluğun bende nasıl işlediğini ve mesajlara yetişmek ile asıl işe dönebilmek arasında nasıl bir denge kurmaya çalıştığımı anlatıyorum.
Kısaca: DEHB'de sürekli bölünmek, her mesajda dikkatin başka bir yere taşınması ve geri dönüşün pahalı olması demek. Mesajlara gün içinde belirli zamanlarda bakmak, gerçek aciliyet için ayrı bir yol belirlemek, ekiple beklentileri açıkça konuşmak, kanalları sadeleştirmek ve bir işten ayrılmadan önce kaldığın yeri not almak bu yükü hafifletebilir.
Sürekli bölünmek neden bu kadar pahalı?
Bir mesaja cevap vermek genellikle birkaç saniye ya da birkaç dakika sürüyor. Kâğıt üstünde küçük bir iş. Ama asıl bedel, cevap vermenin kendisinde değil, öncesinde ve sonrasında ödeniyor.
Bir mesaj geldiğinde, zihnim yaptığım işin bağlamını kısmen bırakıp yeni bir konuya geçiyor. Mesajı okumak, ne istendiğini anlamak, cevap düşünmek; bunlar dikkatimi tamamen başka bir yere taşıyor. Sonra asıl işe döndüğümde, o bağlamı yeniden kurmam gerekiyor. Nerede kalmıştım, ne düşünüyordum, bir sonraki adım neydi?
DEHB ile bu geri dönüş daha da zorlayıcı olabiliyor. Çalışma belleğim, yarıda kalan düşünceyi tutmakta zorlanıyor. Bir mesajdan sonra işe dönmek yerine, başka bir mesaja ya da başka bir sekmeye kaymak çok daha kolay geliyor. Böylece tek bir bölünme, bir dizi bölünmenin başlangıcı olabiliyor.
Gün sonunda yorgunluğun kaynağı da bu oluyor. Sayısız küçük geçiş, sayısız yeniden başlama. Hiçbir işi tam bitirmemiş ama sürekli meşgul olmuş biri gibi hissediyorum.
Hemen cevap ver kültürü ve gerçek aciliyet
İş mesajlaşma uygulamalarının bir de görünmez bir kültürü var: Hemen cevap vermek. Çevrim içi göründüğümde, bir mesajı okuyup cevap vermediğimde, sanki bir kuralı çiğniyormuşum gibi hissediyorum. Bu his, her mesaja anında atlamama neden oluyordu.
Zamanla şunu fark ettim: Gelen mesajların çok azı gerçekten acil. Çoğu birkaç saat beklese hiçbir şey değişmiyor. Ama hepsi aynı aciliyetle, aynı küçük kutuda beliriyor. Gerçek aciliyet ile algılanan aciliyet arasındaki farkı ayırt edemediğimde, her şeye acilmiş gibi davranıyordum.
Bu farkı görmek, mesajlarla ilişkimi değiştirdi. Artık bir mesaj geldiğinde kendime şunu soruyorum: Bu gerçekten şimdi mi cevap bekliyor, yoksa bir saat sonra da olur mu? Cevap çoğu zaman ikincisi.
Mesajlara belirli zamanlarda bakmak
Mesajlara anında cevap vermek yerine, gün içinde belirli zamanlarda bakmayı deniyorum. Sabah işe başladıktan bir süre sonra, öğleden önce, öğleden sonra ve günü kapatmadan önce. Bu aralıklarda mesajları topluca okuyup cevaplıyorum.
Aralardaki odak zamanlarında mesajlaşma uygulamasını kapatıyorum ya da durumumu meşgul olarak gösteriyorum. Bildirim ayarlarının ayrıntılarına burada girmeyeceğim; benim için önemli olan, odak zamanlarında mesajların dikkatimi çekecek biçimde önüme gelmemesi.
Bu yöntemi ilk denediğimde içim rahat değildi. Ya önemli bir şeyi kaçırırsam? Ama birkaç hafta sonra fark ettim ki gerçekten acil olan şeyler bana başka bir yoldan ulaşıyordu. Geri kalanlar ise birkaç saat beklediklerinde hiçbir sorun yaratmıyordu.
Ekiple anlaşmak
Mesajlara belirli zamanlarda bakmak, ekip bunu bilmediğinde yanlış anlaşılabiliyor. Bu yüzden bu düzeni ekibimle açıkça konuşmak çok önemliydi. Konuşmayı kendi ihtiyacım üzerinden değil, işin kalitesi üzerinden kurmaya çalıştım.
Ekiple konuşurken şu konuları netleştirmek işe yarıyor:
- Mesajlara hangi aralıklarla baktığın ve ne kadar sürede dönüş yapabileceğin.
- Gerçekten acil bir durum olduğunda sana hangi yoldan ulaşılabileceği.
- Odak zamanlarını nasıl göstereceğin; örneğin durum mesajı ya da takvimde bloklar.
- Hangi konuların mesajla, hangilerinin e-posta ya da toplantıyla konuşulacağı.
Bu konuşmayı yaptıktan sonra hem benim hem ekibin içi rahatladı. Onlar bana ne zaman ve nasıl ulaşabileceklerini biliyordu; ben de odak zamanlarımda bölünme korkusu olmadan çalışabiliyordum. Bazı ekip arkadaşlarım da benzer bir düzeni benimsedi. Meğer bu ihtiyaç sadece bende değilmiş.
Kanalları ve grupları sadeleştirmek
İş mesajlaşma uygulamalarında zamanla kanallar ve gruplar birikiyor. Bir proje için açılan grup, proje bittikten sonra da duruyor. Bir sosyal kanal, bir duyuru kanalı, bir ekip kanalı, bir de onların alt grupları. Her biri, dikkatimi çekmek için yarışan bir başka kapı.
Ben bunları düzenli olarak sadeleştiriyorum. Artık aktif olmayan gruplardan çıkıyorum ya da onları sessize alıyorum. Kanalları önem sırasına göre gruplandırıyorum; benim doğrudan dahil olduğum konular en üstte, bilgi amaçlı olanlar en altta. Bilgi amaçlı kanallara günde bir kez göz atmak çoğu zaman yeterli oluyor.
Bu sadeleştirme, mesajlara baktığım zamanlarda da işimi kolaylaştırıyor. Yüzlerce mesaj arasında kaybolmak yerine, önce gerçekten benimle ilgili olanlara bakıyorum. Gerisi zamanı geldiğinde okunuyor.
Bölündükten sonra geri dönmek
Bütün bu önlemlere rağmen bölünmeler yine olacak. Bazen bir toplantı, bazen gerçekten acil bir mesaj, bazen bir telefon. Önemli olan, bölündükten sonra işe nasıl geri döndüğüm.
Benim geri dönüş için kullandığım küçük bir sıra var:
- Bir işten ayrılmadan önce, tek cümleyle nerede kaldığımı ve bir sonraki adımı yazıyorum.
- Bölünmeyi hallediyorum; mesaja cevap veriyorum ya da toplantıya katılıyorum.
- Döndüğümde, başka hiçbir şeye bakmadan önce o notu okuyorum.
- Notla birlikte işe kaldığım yerden, en küçük adımla yeniden başlıyorum.
İlk adım belki en önemlisi. Bölünme anında birkaç saniye ayırıp not almak, geri döndüğümde dakikalarca bağlam aramaktan kurtarıyor. Not almadan ayrıldığım işlere döndüğümde, çoğu zaman en baştan başlamak zorunda kalıyorum.
Sessizliğe bir alan
Sürekli bölünmek, DEHB ile çalışan biri için görünmez ama gerçek bir yük. Bu yükü azaltmak için mesajlardan kaçmak gerekmiyor; sadece onlara ne zaman ve nasıl kapı açacağını seçmek gerekiyor. Sessizliğe bir alan açtığında, asıl işin de nefes alabiliyor.
Yarın gün içinde sadece bir saatlik bir odak zamanı belirle. O bir saat boyunca mesajlara bakma ve ekibine bunu önceden söyle. Saatin sonunda neler kaçırdığına bak. Muhtemelen beklediğinden çok daha azını kaçırdığını göreceksin.