Büyük projeleri parçalara bölmek: DEHB'de dağdan taşa

Bir dönem elimde “büyük proje” etiketli tek bir klasör vardı ve onu açmaya cesaret edemezdim. İçinde ne olduğunu biliyordum, ne kadar iş çıkacağını da. Yine de her gün klasörün yanından geçip başka bir şeyle uğraşıyordum.

Sorun işin zorluğu değildi. Sorun, işin bana tek parça gibi görünmesiydi. Tek parça olan bir şeye nereden dokunulacağını bilmek mümkün değil. Bir şeyi parçalara ayırmak bunu değiştiriyor, ama ayırmanın da doğru ve yanlış yolları olduğunu zamanla öğrendim.

Kısaca: Büyük projeleri parçalara bölmek DEHB'de başlamayı kolaylaştırabilir; yeter ki parçalar tek oturumda biten, sonunda gözle görülür bir şey bırakan işler olsun. Bütün planı kurmaya çalışmak yerine sadece ilk parçayı seçmek ve bölmeye süre sınırı koymak, bölme işinin kendisinin ertelemeye dönüşmesini engelliyor.

Büyük proje neden bu kadar ağır geliyor?

Benim gözlemimde büyük bir iş birkaç yerden birden ağırlaşıyor:

• Sınırı belirsiz. Nerede başlayıp nerede bittiğini göremiyorum. Sınırı olmayan bir şeyi tamamlamak da zor.
• Bitişi çok uzak. Ödül ya da rahatlama aylar sonra geliyor. O zamana kadar hiçbir geri bildirim yok.
• İlerleme görünmez. Bugün üç saat çalıştım ama proje hâlâ aynı büyüklükte duruyor gibi geliyor.
• Çok fazla seçenek. Hangi parçadan başlasam sorusu, başlamadan önce bile zihni yoruyor.

Bunlar tek başına DEHB'ye özgü şeyler değil, pek çok insan büyük işler karşısında benzer şeyler hissediyor. Ama benim için başlama güçlüğüyle birleşince, yükü bir kat daha artırıyor. Planlama, işi sıralama ve başlatma gibi becerilerin (yürütücü işlevler diye geçiyor) DEHB'de zorlanabildiği söyleniyor. Benim bölmeye ihtiyacım olması bu yüzden şaşırtıcı değil.

Parçaya bölmek ile ilk adımı küçültmek aynı değil

Bu ikisini uzun süre karıştırdım. Sonra ayırmanın işime yaradığını gördüm.

İlk adım, tek bir harekettir: Dosyayı aç, başlığı yaz, kutuyu masaya koy. Sonu belli, saniyeler ya da dakikalar sürer, tek amacı beni işin içine sokmaktır.

Parça ise tek bir oturumda bitebilecek, sonunda elimde bir çıktı bırakan küçük bir iştir: Bölüm iki taslağı. Şu üç belgenin taranmış hâli. Bir odanın raf düzeni. Parça içinde birçok adım barındırır ama bir sınırı ve bir bitişi vardır.

Büyük bir projede bu ikisini birlikte kullanıyorum. Önce işi parçalara bölüyorum. Sonra o gün çalışacağım parçanın ilk adımını küçültüyorum. Parça bana neyi yapacağımı, ilk adım ise nasıl başlayacağımı söylüyor.

İyi bir parça nasıl olur?

Zamanla kendime birkaç kural çıkardım. Bir parça benim için şu özellikleri taşıyorsa işe yarıyor:

1. Tek oturumda bitebilir. Bir ile iki saat arasında, mola vermeden ya da bir iki mola ile.
2. Sonunda görünür bir şey bırakır. Bir dosya, bir liste, bir fotoğraf; “bir şeyler yaptım” hissinden daha somut bir şey.
3. Diğer parçalardan nispeten bağımsızdır. Bir önceki bitmeden yapılabilmeli, yoksa beklemek zorunda kalıyorum.
4. Adı bir eylemle başlar. “Giriş” değil, “girişi yaz”. “Kaynaklar” değil, “kaynak listesini topla”.

Bu özelliklerden biri eksikse parça yine bulanıklaşıyor. Mesela “araştırma” adlı bir parça bitmek bilmiyor, çünkü ne zaman bittiğini kimse söylemiyor. “İlk üç kaynağı bul ve notlarını al” ise bitebiliyor.

Büyük projeleri parçalara bölmek: benim yöntemim

Büyük bir işle karşılaştığımda şu sırayı izliyorum:

1. Sonucu bir cümleyle yazıyorum. “Bu proje bittiğinde elimde ne olacak?”
2. Aklıma gelen her şeyi sırasız döküyorum. Yapılacakları, sorularımı, belirsiz yerleri bir kâğıda boşaltıyorum. Sıralamayı bilerek ertelemek bu aşamada önemli.
3. Benzerleri bir araya getiriyorum. Üç ila yedi grup çıkıyor. Bunlar bana parçaları veriyor.
4. Sadece ilk parçayı seçiyorum. Hepsini sıraya dizmeye çalışmıyorum; en az dirençle başlayabileceğim parçayı seçiyorum.
5. Parçaya bir bitiş tanımı veriyorum. “Şu olunca bu parça bitmiş sayılır.”

Dördüncü adım başlangıçta bana saçma geldi: Plan kurmuyor muyum zaten? Ama bütün sırayı kurmaya çalışınca ben yine planlama tuzağına düşüyorum. İlk parçayı seçmek yeterli. Gerisi yol ilerledikçe şekil alıyor.

Bir örnek vereyim. “Sunum hazırla” gibi tek parça duran bir iş şöyle bölünebiliyor:

• Sunumun üç ana mesajını bir kâğıda yaz.
• Slayt iskeletini çıkar: sadece başlıklar, içerik yok.
• Her mesajın içeriğini ayrı oturumda doldur.
• Görselleri ve örnekleri ekle.
• Sunumu sesli bir kez prova et.

Beşinin de adı bir eylemle başlıyor, her biri bir oturumda bitebiliyor ve sonunda elimde bir şey kalıyor. Hangisinden başlayacağımı seçmek de kolay: ilki. “Sunum hazırla” tek parça durduğunda kapısı olmayan bir duvar gibi, bölününce beş küçük kapısı oluyor.

Bölme işini ertelemek

İşin ironik tarafı, bölmenin kendisi de bir erteleme yolu olabiliyor. Güzel bir plan tablosu hazırlamak, renk kodlu etiketler koymak, parçaları tekrar tekrar yeniden düzenlemek çok tatmin edici ve çalışıyormuşum gibi hissettiriyor. Ama sonuçta ortada hiçbir iş yapılmamış oluyor.

Bunu önlemek için bölme işine bir süre sınırı koyuyorum: yirmi dakika. Süre dolduğunda plan eksik de olsa ilk parçaya geçiyorum. Plan kusurlu olabilir; yol sırasında düzeltirim. Kusursuz bir plan beklemek, kusurlu bir planla yürümekten daha pahalıya mal oluyor.

Parçaları görünür kılmak

Parçaları bir listeye yazıp unutmak da işe yaramıyor. Benim için görünür olması gerekiyor. Bazen her parçayı ayrı bir kâğıda yazıp masaya diziyorum. Biten parçanın kâğıdını çiziyor ya da kutuya atıyorum. Küçük bir tören gibi ama beynime “bak, bir şey bitti” demenin çok somut bir yolu.

Bu görünürlük, büyük projelerdeki “ilerleme hissedilmiyor” sorununa da iyi geliyor. Üç parça bittiğinde elimde üç çizilmiş kâğıt var ve proje artık aynı büyüklükte durmuyor.

Parçalar yanlış çıktığında

Bazen bir parçayı yaparken fark ediyorum ki yanlış bölmüşüm: Bir parça beklediğimden büyük, bir başkası gereksiz. Eskiden bunu “planım bozuldu, her şey çöktü” diye yaşardım. Şimdi bunu normal sayıyorum. Planlar bir tahmindir; iş ilerledikçe yeniden bölmek yöntemin parçası.

Bir parça iki saati aşıyorsa, onu ikiye bölüyorum. Parça hiç başlanamıyorsa daha küçük bir ilk adım arıyorum. Bunların hiçbirinin bir başarısızlık anlamına gelmediğini kendime hatırlatıyorum.

Tek başıma bölemediğimde

Bazı projeleri tek başıma bölemiyorum; neyin neye bağlı olduğunu göremiyorum. O zaman bir arkadaşımla, ya da işle ilgili bir kişiyle birlikte oturup kâğıda dökmek çok yardımcı oluyor. Dışarıdan bir göz, parçaları benden çok daha çabuk görüyor. Yardım istemek bu işte bir kolaylık, bir eksiklik değil.

Küçük bir hatırlatma

Dağı tek bakışta görmek zorunda değilim. Sadece ilk taşı seçmek yeterli. Elimdeki en büyük işe baktığımda önce bir oturumluk tek bir parça arayacağım ve ona bir eylemle ad vereceğim.