Bir formun ilk sayfasında kırmızı yıldızlı “zorunlu alan” satırlarını gördüğümde içimde küçük bir kapı kapanıyor. Henüz tek bir kutucuğu doldurmadım, ama beynim ona gitmemem gerektiğine karar vermiş oluyor.
Bürokratik işleri ertelemek, benim için çoğu zaman düpedüz sıkıcı olmaktan fazlası. Orada bir tür korku, bir tür belirsizlik ve bir tür “yanlış yaparsam geri dönüşü var mı?” sorusu bir arada çalışıyor. Bunu fark ettikçe, bu işlere başlamanın yolları da biraz daha netleşti.
Kısaca: Bürokratik işleri ertelemek DEHB'de sık yaşanıyor çünkü bir form yalnızca doldurmak değil; bilgi toplamak, soruyu anlamak ve yanlış yapma riskini taşımak demek. İşi okuma, toplama ve doldurma olarak üç ayrı oturuma bölmek, anlamadığın yeri not edip sormak ve mümkünse yanında biriyle çalışmak yükü hafifletebilir.
Bürokratik işleri ertelemek neden bu kadar yaygın?
Bu işlerin ortak bir özelliği var: Hem önemliler hem de bende hiç ilgi uyandırmıyorlar. İlgi, yenilik, meydan okuma ya da aciliyet olmadan başlamak DEHB'de zaten zor. Bürokratik işler genellikle bu dört şeyden yoksun. Ayrıca sonuçları da dolaylı: Formu doldurmazsam bugün hiçbir şey olmuyor, ama aylar sonra bir şey oluyor.
Bir de dil var. Resmî yazıların kendine özgü bir üslubu var; bazen aynı cümleyi üç kez okuyup hâlâ ne istediklerini anlayamıyorum. Anlamadığım şeye başlamak ise iki kat zor.
Formun içindeki görünmez işler
Dışarıdan “bir form doldur” tek bir iş gibi görünüyor. İçeriden bakınca altında birçok küçük iş yatıyor:
- Formun neyi istediğini anlamak.
- Gerekli bilgi ve belgeleri bulmak (bazen evde, bazen bir başka kurumda).
- Doğru kutuyu seçmek ve doğru biçimde yazmak.
- Yanlış yapmamak için dikkat etmek.
- Gönderme yolunu bulmak, gerekirse bir yere gitmek ya da sıraya girmek.
- Sonucu beklemek ve takip etmek.
Bu altı maddeden her biri ayrı bir zihinsel geçiş. Ben forma baktığımda bunların hepsini bir anda hissediyorum. Bu yüzden ona dokunmak, bir dağa dokunmak gibi geliyor.
Bir de işin duygusal yanı var. Resmî işler bende “yetişkin olmanın sınavı” gibi bir his yaratıyor. Herkes bunları zahmetsizce hallediyormuş, ben ise formun başında dakikalarca donuyormuşum gibi. Bu karşılaştırma utanç ekliyor, utanç da işi daha da uzaklaştırıyor. Oysa formlar kimsenin hevesle yaptığı işler değil; sadece kimileri bunun için daha az bedel ödüyor. Bunu kendime hatırlattığımda ilk sayfa biraz daha az tehditkâr görünüyor.
Önce okumak, sonra toplamak, sonra doldurmak
Bende işe yarayan ilk şey, bu işi üç ayrı oturuma bölmek oldu:
- Okuma oturumu. Sadece formu ve yönergeyi okuyorum, bir şey doldurmuyorum. Anlamadığım yerleri, eksik bilgileri bir kâğıda not ediyorum. On beş dakika yeterli.
- Toplama oturumu. Notlarımdaki her şeyi bulup bir yere topluyorum: belgeler, numaralar, tarihler. Bulunamayanları ayrıca yazıyorum.
- Doldurma oturumu. Artık her şey elimde. Sadece kopyalayıp yazıyorum. Bu oturum çoğu zaman beklediğimden kısa sürüyor.
Üç oturumu aynı güne sıkıştırmıyorum, tersine, bazen üç ayrı güne yayıyorum. Böylece “bu iş bir günde bitmeli” baskısı kalkıyor. Her oturum küçük ve bitebilir; benim için işi mümkün kılan bu.
Anlamadığım yerde takılıp kalmak
Bazen bir soruda tıkanıyorum ve bütün işi bırakıyorum. Bunun için kendime bir kural koydum: Anlamadığım soruyu boş bırak ya da kurşun kalemle işaretle, ilerle. Formun kalanını bitirdiğimde elimde dört beş net soru kalıyor. Onları kuruma sormak, tek bir soruda sıkışıp bütün formu bırakmaktan çok daha küçük bir iş.
Soru sormak için de bir not hazırlıyorum: Kime sorulacak, hangi soru, hangi bilgi eksik. Bu nottaki üç satır, arama kaygımı da azaltıyor. Gerekirse bir yakınımdan ya da güvendiğim birinden aynı formu daha önce doldurup doldurmadığını soruyorum. Çoğu zaman biri o yolu benden önce yürümüş oluyor.
Yanlış yapma korkusu
Bürokratik işlerde “yanlış yaparsam ne olur” sorusu başlamamı en çok engelleyen şey. Çözüm olarak üç şey yapıyorum:
- Düzeltmenin mümkün olup olmadığını öğrenmeye çalışıyorum. Birçok durumda hata düzeltilebiliyor; bunu bilmek bile gevşeme sağlıyor. Ama bu bilgi kuruma göre değiştiği için kuruma sormak gerekiyor.
- Göndermeden önce bir kez, taze bir gözle kontrol ediyorum ya da bir başkasına bakmasını istiyorum.
- Gönderdiğim her şeyin fotoğrafını ya da kopyasını alıp saklıyorum. İleride sorulduğunda elimde bir iz olması içimi rahatlatıyor.
Hepsinin içinde ortak bir fikir var: Kusursuz olmak değil, geri dönülebilir olmak. Bu bakış, mükemmel doldurma baskısını bir miktar azaltıyor.
Bürokrasi saati
Bu işleri günün rastgele anlarına bırakmak yerine haftada bir küçük bir “bürokrasi saati” ayırmayı denedim. Haftanın belli bir günü, belli bir saat, kırk beş dakika. Bu saatin içinde yalnızca bekleyen resmî işlerden birine dokunuyorum. Hepsini bitirmek zorunda değilim; tek bir oturum yeterli.
Bu düzenin güzelliği, kararın bir kez verilmesi. “Bugün bakmalı mıyım?” sorusu ortadan kalkıyor. Saat gelince bakıyorum. O hafta bekleyen resmî iş yoksa o saati başka bir şeye kaydırıyorum.
Yanımda biri varken
Form doldururken yanımda birinin olması şaşırtıcı derecede işe yarıyor. Bu, biri bana yardım ediyor demek değil; sadece aynı odada başka bir işle uğraşıyor olması bile yeterli. Bazen bir arkadaşımla çevrim içi görüşüp “ben formumu dolduracağım, sen kendi işini yap” diyorum. Bazen de sessiz bir ortak çalışma masası olan MASA'da oturup formu o sırada açıyorum.
Bunun neden işe yaradığını tam bilmiyorum ama sıkıcı ve kaygı yaratan işlerde yalnız olmamak benim için bir fark yaratıyor.
Son tarih kaçtığında
Bazen bir şeyi gerçekten kaçırıyorum. Böyle durumlarda ilk tepkim bir süre kendimi suçlamak ve sonra konuyu açmamak oluyor. Bu en kötü seçenek, çünkü gecikme büyüyor. Şimdi şunu deniyorum: Panik yapmadan ilgili kuruma ulaşıp durumu açıkça anlatmak ve ne yapılabileceğini sormak. Çoğu zaman bu konuşma, kafamda kurduğum senaryodan çok daha sakin geçiyor.
Ciddi sonuçları olan işlerde, mesela bir hak kaybı ya da mali bir yük söz konusuysa, ilgili birimden ya da konuyu bilen güvenilir birinden destek almak en doğrusu. Ben bu konularda hukuki ya da resmî tavsiye veremem; sadece kendi yaşadığım zorluğu paylaşıyorum. Resmî işler seni sürekli ve ağır biçimde zorluyorsa, bunu bir psikiyatriste ya da psikoloğa da anlatmak yardımcı olabilir.
Bitirirken
Bürokratik işleri ertelemek, benim için bir karakter zayıflığı değil, birçok görünmez işin bir arada yarattığı bir ağırlık. Bu ağırlığı küçültmek için büyük bir şey yapmama gerek yok. Bu hafta bekleyen tek bir formun sadece ilk sayfasını okuyup yan tarafına üç not yazmak bile iyi bir başlangıç.