Bir akşam üç saat boyunca yapılacaklar listemi düzenledim. Etiketlere renk verdim, görünümleri değiştirdim, tekrarlayan görevleri ayarladım. Saat gece yarısına yaklaşırken ekrana baktım: Liste harika görünüyordu ve tek bir iş bile bitmemişti.
Verimlilik uygulamaları ile ilişkim uzun süre böyle ilerledi. Araçlar bana düzen vaat ediyordu ve ben o düzeni kurmaya o kadar kaptırıyordum ki işin kendisine sıra gelmiyordu. Bu yazıda bu tuzağı nasıl fark ettiğimi ve işe yarayan en sade sistemi anlatıyorum.
Kısaca: DEHB'de verimlilik uygulamaları, işi yapmanın yerine geçen keyifli bir uğraşa dönüşebiliyor. Bende işe yarayan, sistemi en küçük haline indirmek, ayar yapmayı haftalık kısa bir saate bağlamak ve başarıyı “sistem güzel mi?” yerine “bugün bir şey bitti mi?” sorusuyla ölçmek oldu.
Verimlilik uygulamaları bana ne vaat ediyor?
Her verimlilik uygulamasının tanıtımında aynı söz saklı: “Her şey kontrolün altında olacak.” Bu söz DEHB'li biri için çok çekici. Unutmak, kaybetmek, yetişememek gerçek yükler ve bir aracın bunları çözeceğine inanmak çok doğal.
Üstelik uygulamalar bu vaadi gerçek gibi hissettiriyor. Temiz bir ekran, düzgün sıralanmış görevler, bir ilerleme çubuğu. Bunlara bakmak bile içime bir sakinlik veriyor. Sorun, o sakinliğin işin bittiği anlamına gelmemesi. Sakinlik geliyor, iş hâlâ yerinde duruyor.
Fark ettiğim bir şey de şu: Uygulamanın içinde ilerlemek, gerçek hayatta ilerlemekten çok daha kolay. Bir görevi taşımak, bir etiket eklemek, bir tarihi değiştirmek birkaç saniye sürüyor. Aynı görevi yapmak ise saatler alabilir. Zihnim kısayolu seviyor.
Ayar yapmak, çalışmanın kılığına girdiğinde
Kendimi bu tuzakta yakaladığım anların ortak işaretleri var. Eğer bunlardan birkaçı tanıdık geliyorsa, yalnız olmadığını bil:
- Bir görevi yapmak yerine görevin başlığını daha iyi yazıyorum.
- Yeni bir görünüm ya da klasör açmak, listede yapmam gereken ilk işten daha çekici geliyor.
- “Sistem oturunca başlarım” diyorum ve sistem hiç oturmuyor.
- Başka birinin düzenini görüp onu kopyalamak için saatler harcıyorum.
- Otomasyonlar, kısayollar, şablonlar derken asıl işin öncesinde yorgun kalıyorum.
- Bir görevi tamamlamak yerine “ileri bir tarihe” taşıyorum.
Bunlar bir karakter kusuru değil. Hepsi işi yapıyor gibi hissettirdiği için kolay yanılıyorum. Ayar yapmak çoğu zaman aslında bir erteleme biçimi: dışarıdan çalışıyor gibi görünüyor, içeriden ise asıl zor olan başlamayı dolaşıyor.
Aynı görevi her hafta ileri taşımak
Bu işaretlerden biri ayrıca ilgimi çekti: bir görevi tekrar tekrar ileri bir tarihe taşımak. Her taşıdığımda sanki bir şey yapmış gibi hissediyorum, oysa görev yerinde duruyor. Bir görevi iki kez taşıdığımı fark edersem artık kendime bir soru soruyorum: Bu iş fazla büyük mü, yoksa gerçekten artık istemiyor muyum?
Büyükse, ilk adımını ayrı bir göreve çeviriyorum. İstemiyorsam, listeden siliyorum. Üçüncü bir ihtimal de yardım istemem gerektiği; o zaman görevin yanına kimden isteyeceğimi yazıyorum. Taşımak bir karar değil, kararı ertelemenin yumuşak bir yolu ve bunu bilmek bile listemi hafifletti.
Neden bu tuzak bende kolay kuruluyor?
Bende planlamak keyifli, başlamak zor. Plan yaparken her şey mümkün görünüyor. Başlayınca ise gerçekle, yani enerjimle, sıkıntımla ve elimdeki zamanla karşılaşıyorum. Bu yüzden uygulama içinde kalmak daha güvenli geliyor.
Bir de yenilik ve ilgi meselesi var. Yeni bir özellik keşfetmek, bir ayarı bulmak bana küçük bir keşif hissi veriyor ve ilgim kolayca oraya akıyor. İlgi çekici olan şey yapılması gereken şey olmayabiliyor.
Bunları bir mazeret olarak değil, bir bilgi olarak görüyorum. Zihnimin nereye kayacağını bilirsem, önüne küçük bir korkuluk koyabilirim. Eğer bu eğilim hayatını ciddi biçimde zorluyorsa, DEHB desteği konusunda bir psikiyatristle konuşmak yardımcı olabilir. Ben uzman değilim, yalnızca kendi gözlemimi paylaşıyorum.
En küçük çalışan sistem
Benim için en iyi sistem, sürekli kurcalamama gerek bırakmayan en küçük sistem. Şu an kullandığım şey tam olarak şundan ibaret:
- Bugünün listesi: En fazla üç iş. Başlığı yeter, ayrıntıya ihtiyacım yok.
- Bir zamanlayıcı: Seçtiğim işe başlarken kısa bir süre kuruyorum. Kısa, çünkü uzun süre bana başlamamak için bir bahane veriyor.
- Bir takvim: Yalnızca belirli saati olan şeyler için.
- Bir “sonra” listesi: Bugüne ait olmayan, ama kafamda dönen şeyler için.
Bu kadar. Etiket yok, öncelik renkleri yok, bağlantılı görevler yok. Bunlar kötü şeyler değil, sadece benim için işi bırakıp sistemle uğraşma kapısı. Bir şeyi sisteme eklemeden önce kendime şunu soruyorum: Bu özellik bugün bir işi bitirmeme yardım edecek mi? Cevap “belki bir gün” ise ekleme.
Ayar saatini ayırmak
Ayar yapmayı tamamen bırakmak gerçekçi değil. Zaten bırakmaya çalışınca daha çok çekiyor. Bunun yerine ona bir yer ve zaman verdim.
Haftada bir, yirmi dakikalık bir “ayar saati” koydum ve bir zamanlayıcı kuruyorum. Bu sürede sistemle istediğimi yapabilirim: bir görünümü değiştirmek, bir şablon denemek, bir şey eklemek ya da silmek. Süre dolunca tamamen bırakıyorum.
Ayar saatinin dışında bir fikir geldiğinde, yani “şunu şöyle yapsam daha iyi olur” dediğimde, onu “ayar listesi” adlı bir nota yazıyorum ve devam ediyorum. Haftalık saatte listeye bakıyorum. Şaşırtıcı bir şekilde, notların yarısı o zamana kadar anlamını yitiriyor. Geri kalan yarısını ise sakin kafayla uygulayabiliyorum.
Bu küçük kural, ayar yapma isteğini yok etmiyor ama onu işin ortasından alıp güvenli bir köşeye taşıyor. Çalışma saatimde çalışıyorum, ayar saatinde ayar yapıyorum; ikisi birbirine karışmıyor.
Ölçütü değiştirmek: sistem mi güzel, iş mi yürüyor?
Eskiden bir sistemi “ne kadar iyi göründüğüne” bakarak değerlendiriyordum. Şimdi tek bir soru soruyorum: Bugün bir şey bitti mi? Küçük bir şey bile olsa.
Bu soru bana iki açıdan iyi geliyor. Birincisi, sistemi sevsem de sevmesem de işe yarayıp yaramadığını gösteriyor. İkincisi, utandırmıyor. Cevap “hayır” ise bunu sistemin eksiği olarak ya da gerçek bir yorgunluğun işareti olarak okuyabiliyorum. Kendime kızmama gerek kalmıyor.
Kötü bir gün geçirdiysem, “bir şey bitti” bazen bir tabağı yıkamak, bazen bir mesaja cevap vermek oluyor. Bu da yeter. Verimlilik uygulaması beni bir üretkenlik makinesine çevirmek zorunda değil; sadece günümü biraz daha taşınabilir yapması gerekiyor.
Kendime not
Uygulamalar benim düşmanım değil. Sadece ben onlara ne kadar güç verirsem o kadar güçleniyorlar. En iyi sistem, ben onu düşünmeden de çalışan, bozulduğunda da küçük bir dokunuşla toparlanan sistem.
Bu akşam bir şeyi sadeleştirmeyi deneyebilirsin: Listendeki her şeyi bırak, yalnızca bugün için üç iş yaz. Gerisi, o üç iş bittikten sonra düşünülecek şeyler.