Masamın üstünde dün başladığım üç iş, kapağı açık duran iki kalem ve ne için aldığımı hatırlamadığım bir not var. Bilgisayarın ekranında ise masaüstü, birbiriyle akraba olmayan dosyalarla dolu: “son_hali”, “son_hali2”, “son_son”. Birini bulmam gerektiğinde, aramaya başladığım dakikayla bulduğum dakika arasında uzun bir yolculuk yapıyorum.
Masa ve dijital dosya düzeni benim için hiçbir zaman bir kez kurup unutacağım bir şey olmadı. Bir dönem sıfırdan, çok ayrıntılı bir sistem kurdum. Birkaç hafta sonra o sistem de dağıldı ve ben ayrıca bir de kurduğum sistemi sürdürememenin utancıyla baş başa kaldım. Bu yazıda benim için işe yarayan, daha hafif ve bağışlayıcı bir yaklaşımı anlatıyorum.
Kısaca: DEHB'li biri için masa ve dijital dosya düzeni, kusursuz bir sistem kurmaktan çok, bulunabilir ve kolay toparlanabilir bir yapı kurmakla ilgili. Az sayıda bölge, tutarlı isimler, “geçici” bir kutu ve kısa bir günlük kapanış, dağınıklığı kontrol altında tutmaya yetiyor.
Masa ve dijital dosya düzeni neden bu kadar kolay bozuluyor?
Düzen, aslında küçük kararların sürekli tekrarı. Bu kâğıt nereye gidecek? Bu dosya hangi klasöre? Bunu şimdi mi arşivleyeyim, sonra mı? Her biri küçük ve her biri zihinde bir yer kaplıyor. DEHB'li biri olarak, bu küçük kararları o anda vermek bana yük gelirken, “sonra bakarım” demek çok cazip.
İkinci engel, gözden uzak olanın akıldan da çıkması. Bir dosyayı derin bir klasöre koyduğumda onu çoğu zaman unutuyorum, bu yüzden elimin altında duran şeylerin sayısı artıyor. Dağınıklık, benim için aslında bir hatırlatma sistemine dönüşüyor: ortada olan, hatırladığım şey.
Üçüncüsü, düzenleme işinin kendisi sıkıcı ve kazanımı gecikmeli. Dosyaları toparlamak hiçbir anlık ödül vermiyor; ödül yarın, aradığım şeyi bulduğumda geliyor. Anlık ödül arayan bir zihin için bu, başlamayı zorlaştırıyor. Bunun bir irade meselesi olmadığını, işin yapısından geldiğini kendime söylemek beni biraz rahatlatıyor.
Fiziksel masa: üç bölgeli sade bir düzen
Masamı sürekli temiz tutmaya çalışmaktan vazgeçtim. Onun yerine masayı üç bölgeye ayırdım:
- Şimdi bölgesi. Önümde, yalnızca üzerinde çalıştığım şey duruyor. Başka bir iş başlayacaksa önce bu bölge boşalıyor.
- Bekleyenler kutusu. Henüz karar vermediğim, ama gözümün önünde durması gereken kâğıtlar ve notlar buraya giriyor. Kutunun bir sınırı var; dolunca boşaltmak gerekiyor.
- Uzak bölge. Nadiren kullandığım şeyler çekmeceye ya da rafa gidiyor. Gözden uzak olmasında bir sakınca yok çünkü zaten günlük işime ait değil.
En çok işe yarayan kural, bekleyenler kutusunun varlığı. “Karar vermem gereken” şeyler için bir park yeri olunca, masanın geri kalanı rahatlıyor. Kutuyu haftada bir, on dakikada boşaltıyorum; hepsini düzgün sınıflamam gerekmiyor, yalnızca bakıp karar vermem yetiyor.
Masa üzerinde fazla eşya taşımamak da yardım ediyor. Her ek kalem, defter ya da küçük obje, toparlanması gereken bir şey demek. Masayı yalnızca iş için gerekli olanla donatmak, düzenin yarısı.
Notlar ve yapışkan kâğıtlar
Yapışkan notları çok seviyorum, çünkü bir fikri hemen yakalamama izin veriyorlar. Ama masanın kenarına, monitörün çerçevesine, defterin kapağına yayıldıklarında bir hatırlatıcı olmaktan çıkıp gürültüye dönüşüyorlar. Şimdi tek bir kuralım var: yalnızca bir yüzey. Notlar yalnızca o küçük panoya ya da defterin ilk sayfasına yapışıyor. Orası dolduğunda eski notlara bakıp ya bir yere taşıyorum ya atıyorum. Böylece not almak, görünmeyen bir dağınıklığa dönüşmüyor.
Dijital dosyalar için hafif bir klasör yapısı
Dijital tarafta ise daha da kolay dağılıyorum, çünkü bilgisayardaki dağınıklığı gözümle görmüyorum. Ben de görünmez yükü azaltacak basit bir yapı kurdum:
- Az sayıda ana klasör. İşin ana başlıklarına göre birkaç klasör; alt klasörler ise yalnızca gerçekten gerektiğinde.
- Tarihle başlayan isimler. Dosya adlarını “yıl-ay-gün” sırasıyla ve ne olduğunu anlatan birkaç kelimeyle başlatıyorum. “Son hali” yerine tarih, hangisinin güncel olduğunu söylüyor.
- Geçici klasör. Ne yapacağımı bilmediğim her dosya buraya giriyor. Haftada bir bakıp ya sınıflıyor ya siliyorum.
- Masaüstü bir arşiv değil. Orada yalnızca o gün üzerinde çalıştığım şeyler duruyor. Gün sonunda yerine gidiyorlar.
- Arama dostu isimler. Dosya aramak, klasörlerde gezinmekten çoğu zaman daha hızlı. O yüzden isimlere ileride aramak isteyeceğim kelimeleri koyuyorum.
Derin ve ayrıntılı bir hiyerarşi kurmaktan kaçınıyorum. Ne kadar ayrıntılı kurarsam, o kadar çok karar verip o kadar çok hata yapıyorum ve sistem o kadar çabuk bozuluyor. Düz ve basit olan, sürüyor.
İndirilenler klasörüne bir söz
İndirilenler klasörü benim için kara delik. Oraya giren hiçbir şey geri çıkmıyor. Şimdi onu da bir geçici klasör gibi görüyorum: haftalık boşaltma listemde. Önemli bir dosyayı indirir indirmez gerçek yerine taşımak, ileride bin dosyanın arasında aramaktan çok daha ucuz.
Ekran görüntüleri ve e-posta ekleri
Bir diğer sessiz birikim yeri, ekran görüntüleri ve e-postaya gelen ekler. Hızlıca aldığım bir görüntü, haftalar sonra ne olduğunu bile anlamadığım bir dosyaya dönüşüyor. Bu yüzden önemli olan bir görüntüyü aldığımda ya hemen adlandırıp yerine koyuyorum ya da bir hafta sonra silinecekmiş gibi düşünüyorum. E-posta eklerinde de aynı şekilde: gerçekten saklanacak bir dosya ise bir kere kaydedip yerine koyuyorum, e-postanın içinde kalmasına izin vermiyorum.
Beş dakikalık gün sonu kapanışı
Düzenin bozulmasını tamamen engelleyemiyorum ama birikmesini yavaşlatıyorum. Bunun için günün sonunda beş dakikalık bir kapanış yapıyorum:
- Masadaki şeyleri bekleyenler kutusuna ya da yerine koymak.
- Masaüstündeki dosyaları ilgili klasörlere ya da geçici klasöre taşımak.
- Yarının ilk işini küçük bir nota yazıp masanın ortasına bırakmak.
Üçüncü adım benim için önemli. Ertesi sabah masaya oturduğumda “neredeydim?” diye düşünmem gerekmiyor. Not zaten orada, yalnızca başlamam yetiyor.
Bu beş dakikayı da tam yapamadığım günlerde yalnızca ilk adımı yapıyorum. Hiçbir şey yapmamaktan çok daha iyi; üstelik bir sonraki gün işi küçültüyor.
Haftalık toparlama: yanımda biri olduğunda
Haftada bir daha uzun bir toparlama saati ayırmaya çalışıyorum. Bekleyenler kutusu ve geçici klasör bu saatte boşalıyor. Ama bu, haftanın en çok ertelediğim saati. Düzenlemek sıkıcı, ödülü yok, başlamak zor.
Burada bana en çok yardımcı olan şey, işi tek başıma yapmamaya çalışmak. Birinin yanımda kendi işiyle uğraştığı bir ortamda, ister bir arkadaşla aynı odada, ister MASA gibi bir sanal ortak çalışma masasında, düzenleme işi çok daha kolay başlıyor. Yanımda sessizce çalışan birinin varlığı, “şimdi başla” sinyalini veriyor. Bunun için kronometre de kuruyorum: yirmi beş dakika, sonra mola.
Kusursuz değil, bulunabilir
Bir dönem düzenin görünüşü bana çok önemliydi. Masa fotoğrafı çekilecek kadar derli toplu olmalıydı, dosya sistemi şemada çizilebilecek kadar mantıklı. Bu hedef, düzeni yaşamanın önüne geçti.
Şimdi ölçütüm daha sade: aradığımı makul bir sürede bulabiliyor muyum? Evetse, düzen yeterince iyi. Hayırsa, hangi küçük ayarı yapabilirim? Genellikle cevap, daha az klasör, daha net bir isim ya da bekleyenler kutusunun boşaltılması oluyor.
Kendime not
Düzen bir kez kurulup biten bir proje değil, sık sık yeniden başlanan küçük bir ilgi. Dağıldığında kendime kızmak yerine “yine küçük başla” demeyi öğreniyorum. Bu hafta tek bir klasörü toparlamak bile, hiçbir şeye dokunmamaktan iyi.